Splatné účty malé kanceláře jsou běžným účtem závazků složeným z dluhových závazků, které musí být zaplaceny během následujících 12 měsíců. Je důležité, aby dokumenty podporující tyto dluhové položky byly organizovány tak, aby platby na tyto závazky byly uskutečněny včas. Včasná platba splatných pohledávek udržuje bonitu organizace a zajišťuje dobré a stabilní vztahy s věřiteli a dodavateli.
Porovnání přijatých faktur s dokladem o objednávce a přijetí nebo dokončením služby. Platná a splatná faktura existuje, když byla vytvořena schválená objednávka a byly obdrženy položky na objednávku nebo byly dokončeny služby. Vytvoření složek podle jména dodavatele pro udržení bezkonkurenčních objednávek, přijímání dokumentů a dalších podpůrných dokumentů.
Splatné doklady o splátkových účtech podle data platby. Po vyúčtování faktur s doklady zkontrolujte datum splatnosti a nastavte datum platby faktury. Uspořádejte faktury do složek, které představují každý den v měsíci. Když zjistíte datum platby faktury, zašlete ji za tento den. Akordiální složka, která nezahrnuje mnoho místa, může být použita k udržení dokumentů organizovaných; každá karta může představovat den v měsíci. Pokud je složka harmoniky příliš malá, zvažte použití závěsných souborů, které poskytují větší prostor pro papírování. Přiřadte ke každému složce nebo souboru pouze den v měsíci; kdy skončí aktuální měsíc, můžete tyto soubory znovu použít pro příští měsíc.
Do svého denního rozvrhu zahrňte recenzi souboru splatných účtů daného dne. Pokud existují faktury podané v ten den, vystavte platbu za fakturu a označte ji jako zaplacenou. Na faktuře je třeba uvést datum platby, číslo šeku nebo identifikační číslo transakce, pokud je placeno elektronicky, zaplacená částka a identifikace osoby, která platební transakci zpracovala.
Soubor platil faktury v souborech vytvořených pro každého dodavatele nebo věřitele. Soubor dodavatele by měl obsahovat všechny zaplacené faktury od začátku účetního nebo 12měsíčního období. Dokumenty v tomto souboru podporují platby uskutečněné dodavateli. Pokud dojde k problému při platbě nebo k obdržení platby od dodavatele, může tato dokumentace poskytnout podporu, kdy byla platba dokončena, a položky, které byly zaplaceny nebo nezaplaceny.
