Zavíráte svou firmu. Možná odcházíte do důchodu nebo vstoupíte do příležitosti pro jiný podnik. Všechny podniky vytvářejí papíry a jakmile je vaše podnikání uzavřena, musí se řešit otázka, jak dlouho tyto dokumenty uchovávat.
Důvody pro vedení záznamů
Vládní agentury, jako například služba Interní výnosy a státní pokladní útvary, jsou nejpravděpodobnějšími subjekty, které by mohly požadovat různé obchodní doklady z minulosti. Uchovávání všech typů záznamů týkajících se podnikání bude cenné, pokud bude potřeba doložit nároky, transakce a informace podané na daňových přiznáních. Ačkoli v určitých případech, jako je vyšetřování podvodů nebo jiné občanskoprávní nebo trestní žaloby podané proti společnosti, existuje určitá omezení v mnoha obchodních záležitostech, mohou být vyžadovány obchodní záznamy z minulosti bez ohledu na to, jak dlouho došlo k událostem. Nikdy nevíte, kdy mohou být užitečné staré obchodní záznamy, takže je vhodné udržovat všechny obchodní záznamy tak dlouho, jak to bude možné. Přitom existují obecné pokyny ohledně doby uchovávání společných dokumentů.
Období držení specifické položky
Od data podání uchovávejte zrušené šeky, bankovní výpisy, výpisy z kreditních karet a hlavní knihy po dobu nejméně tří let. Udržujte bankovní výpisy, záznamy o zásobách, faktury, prodejní záznamy, pokladní pásky, W-2s, 1099s a další daňové doklady po dobu nejméně šesti let. Pokud byla vaše společnost založená jako společnost, mějte měsíční a čtvrtletní účetní závěrku společnosti alespoň po dobu tří let.
Záznamy, které mají zůstat neurčité
Uložte platby spojené s personálem a související dokumenty, jako je náhrada pracovníků, důchodové záznamy a dani z příjmů zaměstnanců, a to tak dlouho, jak je to možné. Pokud minulý zaměstnanec společnosti podá žádost o podporu v nezaměstnanosti, požádá o nové zaměstnání nebo má otázky, které se datují od doby jeho zaměstnání, bude mít nejdůležitější přístup k těmto záznamům. Všechny dokumenty týkající se společností by měly být uchovávány na dobu neurčitou, i když společnost již není v podnikání. Mezi tyto dokumenty patří potvrzení o založení společnosti, zápisy z jednání správní rady, pracovní smlouvy, skladové transakce, patenty a ochranné známky a všechny související dokumenty. Záznamy o majetku společnosti a pohledávkách a závazcích by měly být uchovávány.Statut omezení IRS je tři roky od data podání daňových formulářů, ve kterých se provádí audit výnosů. Jak bylo zmíněno, uchovávání záznamů o důchodu a odpočtech by mělo být pokud možno zachováno na dobu neurčitou.
Subjekty, které mohou požadovat předchozí záznamy
Federální agentury, které s největší pravděpodobností žádají informace o minulých dokumentech, jsou interní daňová služba, ministerstvo práce, správa sociálního zabezpečení, Komise pro rovnost pracovních příležitostí a imigraci a naturalizaci. Záznamy pro státní agentury, jako je rozdělení daní a místní samosprávné celky, by měly být uchovávány co nejdéle, i po skončení provozu. Uložte soubory na bezpečném místě, nejlépe na místě chráněném před požárem, záplavou, krádeží a dalšími ztrátami. Někdo jiný než vy byste měli také vědět, kde jsou tyto důležité záznamy uchovávány.
