Při sdílení stejných informací s velkým publikem se používá kruhové písmeno. To se liší účelově od osobního dopisu, který zasílá konkrétní informace jednomu nebo několika příjemcům. Cirkulární dopisy se často používají k oznamování nových informací nebo k objasnění zásad. Jsou poněkud obecné v tématu, protože jsou čteny. Psaní kruhového dopisu libovolného druhu vyžaduje několik důležitých kroků.
Znáte své publikum. U kruhovitých dopisů je čtenář různorodý, takže může být obtížné posoudit úroveň předchozího vědomí nebo obeznámenost s obsahem, který chcete sdílet. Vezměte však v úvahu většinu pravděpodobných čtenářů, když píšete, takže váš dopis je užitečný pro většinu lidí.
Rozlišujte mezi vnitřními a vnějšími kruhovými písmeny. Interní kruhový dopis, i když je rozeslán do velké skupiny, je stále omezen na skupinu. Například podnik může rozeslat interní dopis zaměstnancům o nové firemní politice. Naproti tomu externí dopis by byl dopis rozeslaný všem klientům nebo veřejnosti.
Použijte tón a hlas vhodný pro druh komunikace (interní nebo externí), pro kterou bude kruhová písmena fungovat. Například, přísný tón by byl vhodný pro kruhový dopis všem zaměstnancům, kteří se zabývali lhůtou nebo absencí. Zákonný tón by však nebyl vhodný pro to, aby dopis mohl být rozeslán klientům.
Sdílejte pouze oprávněné informace. Vzhledem k tomu, že kruhovité dopisy jsou určeny pro velké publikum, nejsou vhodné pro zpřístupnění důvěrných informací nebo detailů, které nejsou určeny široké veřejnosti.
