Před nástupem prvního zaměstnance by měla společnost formalizovat své politiky a postupy; to platí pro každou společnost. Politika a postupy společnosti tvoří něco, co je základem; tím lépe jsou psány politiky a postupy a čím je inkluzívnější, tím lepší bude podnikání.
Funkce zásad
Politiky společnosti zahrnují více než jen státní a federální závazné politiky, které vyžadují zákon; politiky společnosti ztělesňují postavení společnosti v konkrétních otázkách, a to jak z hlediska vnitřního fungování společnosti, tak z hlediska externího fungování. Politika bude pokrývat postoj společnosti k volnému času, prázdninovým dnu a svátkům. Dále uvedou názor společnosti na to, jakým způsobem by se mělo s klientem zacházet, a to prostřednictvím zásad zákaznických služeb a pravidel pro návrat, poškozené zboží atd. Politika společnosti bude diktovat způsob, jakým jsou informace chráněny a prováděny správní úkony - nikoliv skutečný postup, ale obecné kroky, které společnost zvolí, a proč.
Funkce postupu
Jako doplněk k politikám, které diktují, proč se něco děje, postupy společnosti vysvětlují, jak se akce dělá. To je zvláště důležité pro velké společnosti. Norma výkonnosti a shodnost v tom, jak jsou úkoly splněny, přispívají k rozvoji konzistence, která je zároveň výnosná, protože snižuje křivku učení a zefektivňuje úkoly a přispívá ke spokojenosti zaměstnanců, protože výkonnostní standardy jsou jasně definovány a úkolem postupy jsou konzistentní.
Výhody
Hlavním přínosem zavedených politik a postupů je větší soudržnost. Tento typ konzistence, vystavovaný interně a externě, pomáhá společnosti pracovat s větší účinností a konzistentností. Konzistence dále přispívá k vnímání kvality a integrity společnosti zákazníkem. Tento druh důslednosti je tak důležitý, že existují právní povinnosti pro větší společnosti, jako je Sarbanes-Oxley, aby zajistily soudržnost pro zúčastněné strany. Menší podniky mají prospěch z konzistence poskytované politikami a postupy. Například, mít konzistentní knihy je něco, co potenciální investor bude hledat. Ve skutečnosti není neobvyklé, že by potenciální investor nebo úředník s úvěry požádali z tohoto důvodu o kopii politik a postupů společnosti, nazývaných také příručka společnosti nebo příručka pro zaměstnance.
Příručka
Příručka příručky / zaměstnance je formální sbírka zásad a postupů společnosti. Kromě toho, že příručka je v mnoha případech první formální korespondencí, kterou společnost bude mít se zaměstnancem a může být požadována od investorů, příručka také formalizuje činnost podniku a poskytuje odkaz, že nový zaměstnanec mohou jít, když si nejsou jisti politikou nebo postupem, a zároveň poskytují právní základ pro disciplinární akce zaměstnanců. Mnoho soudních sporů bylo zmařeno, protože společnost měla příručku pro zaměstnance, která jednoznačně stanovila zásady a postupy společnosti.
Mylné představy
To znamená, že příručka pro zaměstnance (a tedy formalizované zásady a postupy) není něco, co by mělo být považováno za trestní nástroj nebo právní závazek. Zatímco příručka slouží k těmto účelům, společnosti s nejlepším (nejčtenějším) příručkami zaměstnanců používají tuto příručku jako příležitost k vybudování nadace, která pomáhá zajistit, že všichni jsou na stejné stránce, ať už se jedná o skutečné postupy nebo proč tyto postupy jsou prováděny tímto způsobem.
