Dobře napsaná poznámka vám může pomoci rychle získat souhlas k nákupu počítačů pro vaši společnost nebo organizaci. Poznámka musí jasně uvést potřebu počítačů, proč by měl být nyní zakoupen a jasně popsány všechny možné alternativy. Poznámka by měla být založena na obchodních důvodech a nikoli na osobní touze.
Shromažďujte informace o aktuálním stavu počítačů vaší organizace. Zjistěte, zda existuje dostatek počítačů pro všechny členy organizace, jejich pracovní podmínky a kdy byly zakoupeny. Zjistěte původní kupní cenu a srovnejte ji s běžnými cenami. Získejte údaje o penězích vynaložených na opravy. Dokumentuje kvalitu zařízení a zda se stává zastaralým. Rozhovor s lidmi, kteří používají aktuální počítače. Zeptejte se na jejich záliby a nemiluje. Zeptejte se, zda mají pocit, že jejich počítače doma jsou lepší než jejich kancelářské počítače, a pokud ano, proč.
Obraťte se na své vrstevníky v jiných organizacích. Získejte co nejvíce informací o počítačích, které používají, jak dlouho jsou v provozu a jakékoliv plány na upgrade.
Zvažte využití shromážděných dat pro provedení analýzy SWOT. SWOT znamená silné, slabé stránky, příležitosti a hrozby. Analýza SWOT je obzvláště užitečná, když se snažíte ospravedlnit velký nákup pro velkou organizaci. Příprava SWOT pro jakékoliv rozhodnutí by vám však mohla pomoci vytvořit lepší argument. Analýza SWOT vám pomůže určit, jak silná je vaše počítačová technologie dnes, její slabiny a příležitosti ke zlepšení. Bude také přezkoumávat hrozby, jako například, jak by vaše společnost mohla zaostávat za časem a ztratit podnikání konkurentům, pokud bude pokračovat v zastaralé technologii. Nakonec sbírejte informace o cenách od několika dodavatelů.
Napište poznámku pomocí všech potřebných dat. Ujistěte se, že se zaměřujete na obchodní případ pro nákup; aktuální nákupní příkaz přijde později. Jasně a přesvědčivě tvrdí. Předložit poznámku a získat souhlas.
