Podniky, individuální dodavatelé a neziskové organizace vytvářejí politická prohlášení, která vyjadřují pokyny, jimiž se řídí provádění a účast na jejich službách. Tyto zásady vytvářejí protokoly a nastavují parametry, které musí dodržovat všichni, kteří uzavřeli smlouvu s místy nebo je navštívili. Vypracování těchto politik začíná se vstupem od všech organizačních subjektů, kromě toho, že vytváří přímou korelaci s cíli společnosti. Pro spisovatele politiky, výzkum, příprava a rozhodnutí týkající se formátů a distribuce převládá většinou procesu psaní protokolů.
Připravte se na psaní. Shromažďujte materiály pro pořizování poznámek, zajistěte určený počítač nebo textový procesor a zvolte prostor pro provádění většiny písem. Kromě toho zvolte primární jazyk zásad nebo protokolu, a přitom zvážíte styl textu a typy písma pro dokument zásad.
Provede schůzku s klíčovým personálem, který bude informovat o vytvoření nové politiky nebo dokumentu. Například parametry politiky fyzické bezpečnosti vyžadují, aby zástupci lidských zdrojů a bezpečnostní pracovníci poskytli své názory na požadavky politiky. Udělejte minuty zasedání pro použití při vytváření zásad nebo protokolů z shromážděných informací.
Vyhodnoťte službu nebo službu. Používejte jazyk a aplikaci mise společnosti jako průvodce pro celkový tón politiky nebo protokolu. Například opakování opatrného plánování a vykazování má značný význam pro tvůrce politik v rámci průmyslové bezpečnosti.
Vyzkoušejte publikum. Počítat počet klientů, dodavatelů nebo zaměstnanců, kteří tvoří primární publikum pro dokument o zásadách. Identifikujte umístění těchto osob, které se týkají práce nebo podnikání, s cílem stanovit požadavky na umístění a distribuci. Kromě toho si přečtěte popisy zaměstnání zaměstnanců a smlouvy pro případné zařazení do politického dokumentu.
Zkontrolujte fyzické uspořádání pracoviště nebo obchodního prostoru. Dokumentujte rozměry, existující dopravní cesty a vyhrazené prostory, jako jsou toalety a salónky zaměstnanců, pro použití při vytváření environmentální a bezpečnostní části protokolu. Kontaktujte externí agentury, jako je místní hasičský sbor nebo organizace pro bezpečnost práce, abyste stanovili požadavky, jako jsou maximální kapacitní limity a povinná požární bezpečnostní zařízení.
Zkontrolujte existující dokumenty společnosti. Shromažďujte všechny existující dopisy firemních zásad, dřívější protokolové příručky a dokumenty týkající se služeb, které se používají při sestavování nového dokumentu o zásadách a procedurách. Identifikujte zastaralé informace a podle potřeby aktualizujte nezbytné údaje. U formulářů, které vyžadují oficiální podpisy, vyhledejte původního podepisujícího zástupce nebo přiměřenou náhradu nebo náhradu. Správně zlikvidujte zastaralé údaje, které mohou stále obsahovat citlivé informace.
Bezpečnost a použití výzkumného produktu. Distributoři produktů, maloobchodníci nebo výrobci musí prozkoumat správné používání a bezpečnostní opatření prodávaného nebo vyrobeného výrobku. Přidejte tyto informace do procedurální části příruček o zásadách poskytování služeb a zároveň uvádějte bezpečnostní a nouzová data. Přidávejte bezpečná data pro manipulaci a likvidaci položek, které existují nebo obsahují nebezpečné látky.
Vytvořte více formátů. Knihové a elektronické verze zásad nebo protokolu poskytují pohodlí pro publikum dokumentu. Elektronické dokumenty o zásadách umožňují čtenářům pohodlně přezkoumávat pravidla z více míst. Kromě toho formát knih nebo tištěných kopií poskytuje fyzickou verzi pro rychlou revizi, je-li to nutné.
