Společnost Microsoft popisuje kalendář aplikace Outlook jako součást "kalendář a plánování, která je plně integrována s e-mailem, kontakty a dalšími funkcemi" a umožňuje uživateli vytvářet schůzky a události, organizovat schůzky, prohlížet rozvrhy skupin a provádět další úkoly. Aplikace Outlook také obsahuje funkce pro přijímání poznámek, časopis a procházení webu a umožňuje třetím stranám spravovat firemní a individuální kalendáře ze vzdálených míst. Aplikace Outlook lze nakonfigurovat a synchronizovat s osobním PDA nebo smartphonem pro možnosti on-the-go a správu kalendáře.
Otevřete aplikaci Outlook pomocí osobního počítače, zařízení PDA nebo smartphonu. Aplikace Outlook otevře zobrazení poštovní schránky, e-mailové aplikace. Jedna levá strana obrazovky vyhledejte kartu kalendáře pro přístup k aplikaci kalendáře.
Kliknutím na kartu kalendáře vyvoláte aplikaci osobního kalendáře. V kalendáři se často zobrazuje aktuální den týdenního nebo týdenního souhrnu, který obsahuje všechny předchozí záznamy nebo schůzky pro jednotlivce nebo více osob v rámci společnosti.
Najděte domovské tlačítko v horní části obrazovky a v rozevírací nabídce vyberte nové položky. Událost bez ohledu na typ je nová položka a každá nová událost musí být zadána samostatně.
Pokud událost nastane během celého dne, vyberte kartu Celodenní událost. Většina událostí bude mít začátek a konec. Otevře se nové vyskakovací okno události.
Zadejte téma předmětu události do pole předmětu. Předmět se zobrazuje v souhrnném pohledu kalendáře po vytvoření události. Musí být také poskytnuto umístění akce.
Kliknutím na ikonu Možnosti zobrazíte ostatním účastníkům kalendáře stav události. Stavové indikátory jsou barevně kódované a zahrnují stav mimo kancelář, obsazeno, volné nebo stav je předběžný.
Z rozbalovací nabídky vyberte čas začátku a konce události. Pokud událost trvá několik dní, označte ji počátečním a koncovým časem a událost se zobrazí v několika dnech v souhrnném zobrazení Den / Týden / Měsíc v kalendáři.
Klepnutím na tlačítko Uložit uložte přidanou událost a zavřete okno prohlížeče. Událost by měla být zobrazena v souhrnném zobrazení Den / Týden / Měsíc v kalendáři. Pokud je kalendář umístěn ve veřejné složce, ostatní budou moci zobrazit událost ihned po jejím přidání.
Opakujte výše uvedené kroky pro každou událost. Do kalendáře musí být přidány nesouvisející události. Poklepáním na datum z zobrazení kalendáře Den / Týden / Měsíc získáte přístup k zástupci na vyskakovací okno události doplňku.
