Program jednání o obchodních schůzkách slouží k sdělování důležitých záležitostí, které budou projednány na schůzi. Tento dokument umožňuje všem účastníkům odpovídající přípravy na témata setkání.
Program jednání o obchodních schůzkách musí odpovídat na některé otázky: Co je to téma pro diskusi? Proč by se mělo diskutovat? Kdo bude zapojen do diskuse? Kdo má na starosti určité témata? Jak dlouho bude toto téma projednáno na schůzi?
Položky, které budete potřebovat
-
Počítač
-
Aplikace pro zpracování slov
Vytvořte nový dokument pomocí Agenda schůzek jako název a název souboru. Pro vaše pohodlí možná budete chtít formátovat název souboru tímto způsobem: Setkání Agenda_YYYY_MM_DD. Tímto způsobem, když se podíváte do svých složek, bude nějaká konkrétní agenda snadno nalezena.
Zadejte datum schůzky, místo konání a jména účastníků schůzky. Tyto informace se stanou zásadní, zvláště při sledování průběhu určité témy, projektu nebo problému.
Vytvořte tabulku s 5 sloupci s názvem "Agenda schůzky pro podniky na (datum schůzky)."
Jako první název sloupce zadejte "Téma". Poté zadejte každé téma schůzky, které se bude diskutovat.
Klíč "Cíle / cíle" jako druhý název sloupce. Velmi stručně uveďte požadovaný konečný výsledek pro každé téma během schůzky.
Zadejte název týmu jako třetí název sloupce. Všimněte si lidí, kteří budou zodpovědní za prezentaci tématu nebo za její mluvení. Pokud má téma vedoucí týmu, nezapomeňte na to také.
Klíčová "strategie" jako čtvrtý název sloupce. Uveďte, jak plánujete řešit téma. Mezi příklady patří "brainstorming" pro vytváření nápadů, "přezkoumání" přechodu na vybraný výsledek nebo projekt, "rozhodnutí", pokud je třeba přijmout rozhodnutí nebo "informace", pokud je třeba sdílet obecné informace.
Zadejte "Čas" jako pátý název sloupce. Uveďte počet minut, které bude každé téma přiděleno k diskusi. To je nezbytné pro udržení dobrého toku myšlenek v zasedací místnosti a zajištění struktury na vašem setkání.
Dokument uložte po zadání všech známých informací v každém řádku.
Tipy
-
Tabulka je pouze základním způsobem, jak uspořádat témata pro diskusi na schůzi. Můžete mít možnost formátovat schůzku obchodních schůzek jinak, pokud jsou všechny položky zahrnuty.
Důležité je věnovat dostatek času na diskusi o vybraných tématech, ale ne příliš mnoho času, jinak se diskuse pokusí pokračovat. Zeptejte se přednášejícího, kolik času budou potřebovat k prezentaci na svých tématech.
Ujistěte se, že každý, kdo se účastní schůzky, obdrží program nejméně jeden den před plánovaným zasedáním. To všem poskytne čas na přípravu a případné revize agendy.
