Kniha nemovitostí sleduje výnosy a výdaje spojené s nemovitostmi. Vytvoření knihy nemovitostí není příliš odlišné od nastavení jakéhokoli jiného druhu obchodní knihy. Prvním krokem, bez ohledu na typ knihy, kterou vytváříte, je rozhodnout, zda se má dělat ručně nebo pomocí počítačového softwaru. Existují výhody a nevýhody obou.
Zatímco uchovávání ruční knihy může vypadat zastaralé ve věku počítače, pro malou firmu nebo pro jednoho agenta to může mít smysl. Největší výhodou papírové knihy je to, že můžete vidět všechno v jediném pohledu, není to žádné posunování a nepochopení, jak se dají dohromady stránky po jejich vytištění. Mezi další výhody patří schopnost s sebou vzít kdekoli, schopnost kdykoli ji otevřít a podívat se na vaše záznamy a žádné obavy z havárií počítačů zničí vaše data.
Nevýhody papírových knih je to, že musíte ručně přidat a odečíst, což může snadno vést k chybám. Mohou také být časově náročnější, pokud máte k dispozici velké množství dat. Navíc neexistuje jednoduchý způsob sdílení informací s ostatními. Nemůžete rychle odeslat e-mailem nebo nahrát knihu papíru.
Výhodou softwaru jsou automatické výpočty, rychlé a snadné zadání, schopnost rychle sdílet informace se svými účetními nebo jinými a skutečnost, že existuje několik programů vytvořených speciálně pro nemovitosti. Také často máte okamžitou online podporu, pokud máte otázky ohledně toho, kde a jak by měly být položky zadány.
Nevýhody softwaru spočívají v tom, že v případě problémů s počítačem musíte neustále vytvářet zálohu, vaše kniha není tak přenosná, pokud nevlastníte přenosný počítač, a je často snazší umístit čísla do nesprávných sloupců než do papíru kniha, kde můžete vidět celou stránku.
Jakmile jste se rozhodli, která metoda je pro vás vhodná, je na čase rozhodnout se o kategoriích ve vaší knize.
Tento krok je stejný jak pro papírové, tak pro software založené knihy, avšak pokud si zakoupíte software, jako je Real Estate Agent Accelerator, mnoho kategorií bude již pro vás k dispozici. Pokud tomu tak je, vytvořte si seznam kategorií a přidejte všechny, které software již pro vás nepřidal.
Pokud vytváříte kategorie od začátku, uchopte kus papíru a vytvořte dva sloupce, jeden pro výdaje a jeden pro výnosy. Můžete být tak detailní, jak chcete, ale vyhýbat se příliš obecnému. Budete chtít oddělit některé příjmy pro daňové účely, jako jsou provize a bonusy.
Ve sloupci výnosů zvažte všechny typy příjmů, které očekáváte, a seznamte je. Ujistěte se, že obsahuje také kategorii "různé" nebo "jiné", neboť vždy existují nečekané položky, které se nevejdou nikde jinde.
Provádějte totéž pro stranu výdajů. Přemýšlejte o různých druzích výdajů, které vám vzniknou, a seznamte je. Mohou být kombinovány nebo odděleny, jak uznáte za vhodné, ale budete chtít položky, které ovlivňují daně, zachovat jinak ve svých vlastních sloupcích. Například byste mohli mít výpis pro kancelářské potřeby a výpisy pro úklidové potřeby, nebo je můžete kombinovat do jedné kategorie, protože oba jsou odečteny stejně jako vaše daně (jako náklady na údržbu). Požádejte o radu svého daňového účetního, avšak některé položky, které byste pravděpodobně měli oddělit, jsou cestovní výdaje a velké nákupy, jako jsou vozidla, protože tyto výdaje se odečítají jinak.
Posledním krokem je jednoduše vyplnit vrcholy sloupců s kategoriemi, které jste vytvořili, a začít vytvářet záznamy pod každým sloupcem, jak se vyskytují.
Pokud používáte knihu papíru, je často nejsnadnější věnovat polovinu knihy výdajům a druhou polovinu výnosů. Jasné rozdělení mezi těmito dvěma vám pomůže vyhnout se vstupním chybám.
Pokud používáte tabulkový program, můžete zvážit vytvoření dvou samostatných souborů, jeden pro výnosy a jeden pro výdaje, aby se zabránilo záměně. Některé programy automaticky nastaví tyto dvě kategorie pro vás, což také pomáhá předejít chybám.
