Efektivní využívání komunikace může způsobit nebo narušit vaše podnikání, zejména pokud jste v pozici, která se přímo zabývá zákazníky. Společnost PacificTel doporučuje, abyste zacházeli s telefonními konverzacemi, ať už se jedná o osobní nebo profesionální hovory, jako kdyby se jednalo o osobní schůzky, abyste zajistili, že necháte zákazníky s dobrým dojmem z vás a vaší společnosti.
Uveďte svůj pozdrav zdvořilý a uveďte své jméno. Pokud jste příjemcem hovoru, vyzkoušejte telefon s "Dobrý den. Tohle je Jane Doeová ", namísto jednoduchého" Dobrý den ". Pokud jste iniciovali hovor, uveďte účel volání předem.
Držte přijímač nebo mikrofon v blízkosti úst, mluvte normálním tónem hlasu a jasně vyslovte své slovo. Nepředpokládejte, že osoba na druhém konci telefonu má jasnou linii jako vy. Dělejte vše, co můžete, abyste zajistily, co říkáte, je snadno pochopitelné.
Zvolte tiché prostředí pro hovor. Pokud spolupracovníci hlasitě mluví, například omluvte se volajícímu a buď požádejte své kolegy, aby vám umožnili soukromí, aby mohli volat nebo hledat jiné místo. Pokud mluvíte na mobilním telefonu, posaďte se a zaměřte se na hovor. Pokud se pohybujete, můžete vytvořit zvuky, které mohou tlumit vaše slova. Pokud se nacházíte ve větrném prostředí, krok dovnitř dokončete hovor nebo jej znovu naplánujte jiný čas. Vítr, který fouká proti mikrofonu, může způsobit velmi obtížné volání.
Nechte druhé a následující hovory přesměrovat na hlasovou poštu, pokud je to možné. Uchovávejte další hovory - pokud je musíte odpovědět - stručný. Univerzita v jižní Illinois doporučuje, abyste nejprve požádali volajícího, aby jej dal podržet, aby mohl přijmout další hovor, a pak se zopakujte každých 15 až 30 sekund nebo dokud nedojde k dalšímu hovoru.
Poskytněte jasné a stručné zprávy, pokud musíte nechat zprávu na hlasové schránce. Uveďte své jméno, účel volání a zda budete volat zpět. Pokud žádáte o zpětné volání, zanechte své telefonní číslo včetně předčíslí a zopakujte číslo, abyste se ujistili, že je jasné.
Tipy
-
Nevystavujte volajícího osobním zvukům. Vyhněte se žvýkání nebo jíst při telefonování a vždy zakryjte telefon a otočte hlavu, pokud budete muset kašlat nebo kýchat.
Varování
Národní správa bezpečnosti silničního provozu hlásí, že téměř 1000 lidí zemřelo a dalších 24 000 bylo zraněno v roce 2009 z automobilových havárií zahrnujících používání mobilních telefonů. Buď vypněte telefon během jízdy nebo použijte funkci hands-free a během jízdy nikdy neposílejte ani nečítajte textové zprávy.
