Správa událostí zahrnuje uplatňování postupů řízení projektů při navrhování, plánování a koordinaci zvláštních příležitostí, jako jsou strany, fundraiser, sportovní aktivity a další záležitosti. V závislosti na velikosti události se používají informační systémy (počítačový software obvykle sestávající z úložiště dat a uživatelského rozhraní pro manipulaci s daty) ke sledování personálu a zdrojů.
Dějiny
Odvětví správy událostí se za posledních 50 let obrovsky rozrostlo, jelikož události se již nekonají výlučně ve velkých městech. Od roku 1949 poskytuje Rada pro styk s úmluvou nástroje a programy pro odborníky v oboru. Jeho iniciativa "Akceptované praktiky výměny" pracuje na vývoji příslušných norem od roku 1997. Konkrétně se Rada pro technologické poradenství snaží vytvořit standardní formuláře a protokoly pro informační systémy řízení událostí. Tím, že zajišťují kompatibilitu mezi systémy, tyto normy prosazují účinnost. Jakmile je relativně neregulovaná profese, řízení událostí je nyní dokonce studijním oborem na univerzitách, které nabízejí certifikáty a diplomové programy. Tyto programy poskytují specializovanou výuku na běžně používaných úlohách informačního systému správy událostí, které automatizují mnoho plánovacích a logistických funkcí.
Funkce
Informační systém správy událostí je navržen tak, aby usnadňoval sledování personálu a zdrojů potřebných pro běh událostí. Typickým jejím hlavním účelem je poskytnout podporu plánování a registrace. Kromě toho další funkce umožňují přizpůsobit personální požadavky požadavkům personálu. Systém také sleduje náklady a výdaje. Po události systém vydává zprávy pro správní personál. Informační systémy pro správu událostí umožňují plánovači využívat procesy a technologie pro koordinaci činností, které vedou k dobře organizované události.
Funkce
S využitím specializovaného softwaru a hardwaru pro manipulaci s informacemi a daty pomocí specifikovaných postupů poskytují informační systémy pro řízení událostí manažerům událostí informace, které potřebují k udržení konkurenceschopného podnikatelského náskoku. Informační systémy řízení událostí podporují organizování zábavních, osobních nebo firemních aktivit. Škálovatelné systémy vám umožňují plánovat, prodávat a prodávat svou akci. Jinými slovy, bez ohledu na to, jak velká nebo malá je vaše konference, večírek nebo veletrh, využití informačního systému řízení událostí vám pomůže naplánovat a spustit.
Výhody
Automatizace registračního procesu pomocí informačního systému správy událostí snižuje chyby a šetří čas i peníze. Správa dárců online zvyšuje pravděpodobnost příspěvků. Mechanismy pro vytváření informačních bulletinů a jiné on-line komunikace poskytují šetrné (a šetrné k životnímu prostředí) způsoby, jak oslovit široké publikum, čímž se zvyšuje účast. Obecně lze říci, že informační systémy pro správu událostí vám umožňují zefektivnit komunikaci a snížit provozní náklady.
Úvahy
Pomocí vašich databází můžete přesně posoudit své publikum pro každou událost. Určete vhodné marketingové strategie založené na výsledcích vašich minulých událostí. Provádějte analýzy logistických dat, abyste zjistili oblasti, které potřebují operační zlepšení.
