Sledování všech příjmů a výdajů vaší společnosti se může zdát ohromující, i když provozujete malý podnik. K dispozici jsou výpočty, sestavy, vyúčtování a daně. Seznam financí, které je třeba sestavovat měsíčně, čtvrtletně a každoročně, je často nekonečný.
Dobrou zprávou je, že existuje malý podnikový účetní software, který pomáhá zefektivnit proces. Správný software vám umožňuje sledovat všechny vaše finanční informace na jednom místě a přístup k přehledům v reálném čase, které potřebujete, aby vaše společnost fungovala hladce.
Proč potřebuji malý podnikový účetní software?
Softwarový účetní software pro malé firmy umožňuje i matematickým problémům udržovat přesné finanční záznamy. Místo manuálního sledování nákupů, příjmů a zisků z tabulek na stolním počítači ušetříte čas a pracovní sílu sledováním všeho v elektronickém účetním programu.
Existuje mnoho výhod pro používání softwaru pro malé firmy, který může pomoci vaší společnosti pracovat efektivněji. Mezi výhody patří následující:
- Zjednodušuje účetnictví. S malým obchodním účetním softwarem máte přístup ke všem vašim finančním informacím na jednom místě. Nemusíte se zkontrolovat s několika odděleními, abyste získali potřebné informace nebo počkejte až do konce měsíce, abyste se podívali na vaše finanční údaje. Místo toho se můžete do svého účetního softwaru přihlásit kdykoliv v noci nebo v noci z jakéhokoli zařízení, abyste zjistili, zda byly faktury zaplaceny, inventář byl odeslán, jaká část vaší společnosti je zisková a kde můžete udělat nějaké zlepšení.
- Snižuje lidskou chybu. Nezáleží na tom, jak jsou vaši zaměstnanci kompetentní, vždy existuje prostor pro lidskou chybu. Softwarový účetní software pro malé firmy pomáhá snižovat chyby ve výpočtech a vykazování, a to elektronickým sledováním financí. Když procesy, jako je faktura, časomíry a inkasa jsou prováděny prostřednictvím účetního softwaru, zvyšuje to přesnost vašich financí ještě více.
- Umožňuje týmovou spolupráci. Softwarový účetní software pro malé firmy umožňuje více než jedné osobě získat přístup k finančním informacím vaší společnosti. Možná budete chtít, aby lidé, kteří spravují výplatní listiny, marketing, inventář a prodej, měli přístup k finančním informacím vaší společnosti v reálném čase, aby mohli lépe plnit své povinnosti. S účetním softwarem umístěným v cloudu nebo načítaným do počítače každého člověka se zaměstnanci z celé společnosti mohou přihlásit a získat potřebné informace.
- Poskytuje informace. Stisknutím tlačítka lze software pro malé firmy podniknout okamžitý náhled velkých obrazů do vaší společnosti. Na základě těchto informací můžete lépe přizpůsobit své výdaje, prodejní úsilí, inventář a personál, aby vaše společnost byla zisková.
- Udržuje informace v bezpečí. Dnešní účetní software je bezpečný a zajišťuje, aby informace o vaší společnosti zůstaly uvnitř společnosti. Většina softwaru šifruje informace, takže je k ní přístupná pouze vaše společnost. Mnozí poskytují individuální přihlašovací údaje pro každého zaměstnance, takže pouze určité osoby mohou vidět určité aspekty vašich finančních informací. Můžete například dát manažerovi lidských zdrojů přístup k časovým rozpisům a mzdovým nákladům, a ne ke všem ostatním finančním informacím pro vaši společnost. Pokud přijímáte platby přímo do svého účetního softwaru, jsou také šifrovány.
- Generuje okamžité zprávy. Většina softwaru pro malé firmy umožňuje přizpůsobení přehledů, které potřebujete, a okamžitý přístup k nim vždy, když je chcete. Můžete okamžitě vytáhnout takové zprávy jako výkaz zisku a ztráty, souhrn daně z prodeje, historii faktur, vybrané platby a výkazy výdajů. To pomáhá zkrátit čas, kdy mohou vaši zaměstnanci utrácet sdružování tohoto typu informací. Dokonce můžete automaticky generovat přehledy, které zobrazují data způsobem, který vám dává smysl, jako jsou grafy nebo grafy.
- Poskytuje přehledy pro konkrétní odvětví. Pokud zvolíte malý podnikový účetní software, který je specifický pro vaše odvětví, vyhneme se nutnosti provádět úpravy, které mohou zvýšit cenu softwaru. Získáte také přístup k přehledům, které jsou pro vaši společnost cennější. Pokud jste například poskytovatelem zdravotní péče, možná budete potřebovat funkce, které vám umožní vyúčtovat pojišťovny. Pokud zjistíte, že software, který je specifický pro zdravotnictví, může být tato funkce pravděpodobně zahrnuta nebo je spíše cenově dostupným doplňkem. V případě softwaru, který je určen pro generické průmyslové odvětví, může vytváření této funkce pro vaši společnost řídit cenu softwarového řešení.
- Udržuje vám aktuální informace o osvědčených postupech. Malý podnikový účetní softwarový program může udržet vaše podnikání v souladu s nejlepšími účetními postupy. Díky automatickým aktualizacím softwaru a návodům na nové funkce můžete zůstat na špici nejnovějších daňových a daňových postupů, aniž byste museli spoléhat na svého účetního.
Správný druh softwarového účtu pro malé firmy znamená pro vás méně bolesti hlavy a více času, aby všichni vaši zaměstnanci soustředili svou energii jinde. Tak jak si vyberete ten správný software pro vaši společnost?
Jaký účetní software je nejlepší pro malé firmy?
Rozhodování o získání softwaru pro malé firmy pro vaši společnost je často nejsnazší částí procesu. Těžší částí je rozhodování o konkrétním softwaru, který je třeba použít.
Na trhu existuje řada možností, z nichž většina může být přizpůsobena vašemu konkrétnímu podnikání a potřebám. Než začnete proces určování toho, který malý podnikový účetní software si stáhněte nebo zaregistrujte, ujistěte se, že víte, jaké funkce chcete. Udělejte si čas na výzkum možností a funkcí každé nabídky.
Vytvořte si seznam požadovaných funkcí a další seznam těch, které byste chtěli mít, ale mohli byste bez nich. Ty by mohly zahrnovat:
- Řízení zásob.
- Bankovnictví
- Mzdové a časové rozvrhy.
- Fakturace
- Pohledávky.
- Fakturační hodiny.
- Prodejní provize.
- Automatická faktura.
- Více uživatelů.
Jakmile budete vědět, co chcete, začněte oceňovat vaše možnosti. Rozhodněte se, zda chcete v počítači stáhnout software pro malý podnikový účet nebo chcete mít přístup k programu založenému na cloudovém rozhraní, ke kterému máte přístup z libovolného zařízení. Existuje široká škála cen na základě zvoleného programu, funkcí, které byste chtěli a přizpůsobení, které je třeba udělat. Mějte na paměti rozpočet, než učiníte konečné rozhodnutí, přičemž nezapomeňte, že náklady se zvyšují, jelikož se rozhodnete pro další přizpůsobení.
Zvažte také, který malý podnikový účetní software je nejintutivnější pro použití. Zatímco mnoho produktů má podobné funkce, skutečný palubní deska a implementace produktu se mohou lišit. Měli byste si vybrat ten, který vám vyhovuje, a ujistěte se, že vidíte demo produktů, které vás zajímají. Tímto způsobem získáte pocit, jak byste produkt používali a jestli je pro vás snadné navigovat. Poslední věc, kterou chcete udělat, je investovat spoustu peněz do malého podnikového účetního software ke stažení, který je pro vás příliš frustrující.
Kromě vyzkoušení programu získáte seznam referencí, které používají software, který vás zajímá. Je-li to možné, najděte takového, který se nachází v podobném oboru jako váš, protože pravděpodobně použije software stejným způsobem jako bys. Zeptejte se na otázky týkající se implementačního procesu, jak fungují přizpůsobené funkce a jak reaguje tým zákaznického servisu. Odpovědi, které získáte, vám mohou pomoci při rozhodování pro vaši společnost.
Pokud máte takovou možnost, obraťte se také na oddělení IT, než se rozhodnete. Můžete mít omezení úložiště nebo omezení šířky pásma, které znemožňují určité programy mít u vaší společnosti. Technické aspekty toho jsou nejlépe ponechány těm, kteří mají dobré znalosti o počítačových sítích ve vaší společnosti.
Existuje nějaký bezplatný účetní software pro malé firmy?
Správný malý podnikový účetní software může být investicí. Pokud nejste úplně připraveni provést finanční závazek, najdete zdarma online účetní software pro malé firmy.
Softwarový účetní software pro malé firmy, který je zdarma, vám obvykle umožňuje pouze velmi základní účetní funkce, jako je placení účtů a fakturačních zákazníků. Některé malé účetní účetnictví software, který je volné limity další funkce, jako je počet povolených uživatelů, počet bankovních účtů, které mohou být propojeny a omezené funkce hlášení.
Na trhu existuje nějaký bezplatný účetní software, který má více kompresních vlastností, ale v jiných oblastech může chybět. Například software vám umožní vytvářet potřebné finanční výkazy, ale neposkytuje potřebnou podporu zákazníků. Pokud nejste příliš technologicky důvtipný, nedostatek zákaznické podpory může způsobit, že svobodný software nestojí za váš čas.
Pokud hledáte něco velmi základního, který vás dostane do rytmu používání účetního softwaru, malý podnikový účetní software, který je zdarma, může být dobrým počátečním účetním programem pro vás. Mnoho z nich vám umožňuje upgradovat na více placených funkcí, protože se vám stane pohodlnější pomocí softwaru. Stačí si uvědomit, že v tom nebudete mít přístup k mnoha z těchto funkcí, pokud používáte pouze bezplatnou verzi softwaru.
Pokud zvolíte volnou trasu, nezapomeňte vybrat produkt, který má nějaké rozpoznání jména. Přečtěte si recenze od ostatních uživatelů a získejte doporučení, pokud je to možné. Vzhledem k tomu, že vkládáte citlivé a důležité informace o společnosti, nechcete používat jen malý účetní software ke stažení, který najdete online.
Potřebuji také účetního?
Možná se ptáte, zda stále potřebujete účetního, pokud budete sledovat všechny své finanční údaje elektronicky. Obecně platí, že odpověď je ano. Je to dobrý nápad, aby certifikovaný odborný účetní přezkoumal vaše informace, aby se ujistil, že všechno je správné sledování a že jste nezapomněli na nic, co bude životně důležité, přicházejí daňový čas. Účetní vás také bude informovat o nejnovějších daňových ustanoveních a požadavcích, abyste se ujistili, že jste vždy v souladu.
Jednou z funkcí, které najdete ve většině malých firemních účetních software, je možnost dát svému účetnímu přístup k softwaru. Obvykle můžete pozvat svého účetního do svého účtu, aby mohli vidět všechny informace, které potřebují k tomu, aby vaše finance udržely na správné cestě. Váš účetní bude mít omezenou funkčnost, aby bez vašeho svolení nemohli provádět změny.
Pokud již máte účetní, můžete se zeptat, co doporučuje pro účetní software pro malé firmy. Vzhledem k její znalosti vaší společnosti může mít nějaká konkrétní doporučení ohledně toho, co by vám nejlépe vyhovovalo. Může mít také určité předpoklady pro to, jaký software se nejlépe integruje s tím, co používá na svém konci.
Hledání správného softwarového softwaru pro malé firmy pro vaše podnikání vám v dlouhodobém horizontu lépe nabídne finanční úspěch. Ujistěte se, že máte správné zázemí a výzkum, abyste si vybrali produkt, který je vhodný pro vaše zkušenosti, společnost a průmysl. Je to investice do budoucnosti vaší společnosti, abyste se ujistili, že to máte poprvé.
