Správce grantu je zodpovědný za dohled nad návrhy grantů, sledování grantových prostředků a zajištění toho, aby všechny grantové aktivity byly v souladu se smlouvou. Správce musí být seznámen se všemi lhůtami a měřitelnými výsledky a vypracovávat korespondenci, vytvářet zprávy a uchovávat záznamy prokazující, že jsou splněny všechny podmínky grantu. Sběr dat, zadávání údajů a analýza jsou součástí procesu. Správa grantů je profesionální činnost vyžadující pečlivou pozornost detailům a odborným znalostem.
Organizovat
Shromažďovat a organizovat grantový návrh, veškeré podpůrné materiály a následnou korespondenci související s udělením. Části grantu použijte jako výchozí bod pro organizaci, například soubor pro každý měřitelný výsledek. Zkopírujte všechna data shromážděná podle výsledku, na který se vztahuje, takže informace jsou k dispozici okamžitě, když je čas provést měsíční nebo koncové zprávy. Do řádné správy grantu se zapojuje spousta dokumentů, které musí být pečlivě organizovány.
Identifikujte a předkládejte požadované formuláře způsobem a časovým rámcem uvedeným ve smlouvě. Vytvoření kontrolního seznamu a časové linie v počátečním procesu pomůže zajistit dodržování předpisů.
Určení a zavedení systémů shromažďování údajů nezbytných pro splnění podmínek grantu. Každý měřitelný výsledek specifikovaný v grantu musí být doložen dokumentací. Například pokud jste slíbili, že zapíšete 50 studentů, musíte mít písemné formuláře a přihlašovací listy.
Monitorujte rozpočty: Sledujte výdaje, abyste zajistili, že nákupy a výdaje budou prováděny podle řádkových položek v rozpočtu a budou vydávat zprávy pravidelně o výdajích, aby zaměstnanci věděli, kde stojí, pokud jde o nákup a omezení rozpočtu.
Získejte souhlas s úpravami grantu, jak to umožňuje smluvní podmínky, jak postupuje grantové období a zjevná potřeba změn. Jakékoli změny v grantových podmínkách musí být schváleny výkonným ředitelem organizace.
Monitorujte pokrok směrem k cílům a slibným výsledkům a navrhujte změny, pokud nejsou splněny. Pokud nejsou splněny účastnické cíle, musí být například zaměstnanec odpovědný za nábor upozorněn, aby mohli přijmout nápravná opatření.
Tipy
-
Zadejte plat správce do grantu jako řádkovou položku v rozpočtu. Pokud administrátor zpracovává více než jeden grant, zapište je v procentech času, který budou potřebovat ke správě každého grantu.
Varování
Nedělejte si chybu, pokud očekáváte, že stávající zaměstnanci budou mít čas na spravování značného grantu. Získání ocenění ve výši 100 000 a více dolarů vyžaduje velké množství času a odborných znalostí, aby bylo zajištěno dodržování a dodržování předpisů, pokud budete doufat, že v budoucnu získáte finanční prostředky.
