Firmy financují projekty, které vrcholové vedení považuje za rozhodující pro jejich úspěch. Financování samotného projektu však nezajistí, že když projekt skončí, podnik bude lépe než dříve.
Existuje mnoho důvodů, proč může mít společnost z projektu přínos. Výjimečný projektový manažer může strávit svůj tým správným směrem. Nebo díky vynikajícímu školení a zkušenostem na pracovišti může tým přijmout všechny správné postupy. Ve většině případů však pomáhá použití nástrojů pro správu projektů.
Nástroje pro řízení projektů, jako je tabulka PERT a struktura rozpadu práce, mohou zlepšit schopnosti týmu tím, že poskytnou návod, i když projektový tým má všechny správné znalosti a roky praxe.
Ganttův diagram
Ganttův diagram je vodorovný sloupcový graf, který uvádí aktivity projektu a datum zahájení a ukončení každé činnosti, které jsou zobrazeny ve formátu kalendáře. Ganttův diagram nereprezentuje vztah mezi jednou a druhou činností, ale každá aktivita uvedená v Ganttově grafu se shoduje s aktivitou v struktuře rozpadu práce, která rozkládá projektovou práci na fáze a pracovní balíčky.
Ganttův graf také obsahuje sloupce pro zdokumentování trvání a procentuálního dokončení každého úkolu. Počet pracovních dnů, v nichž byla činnost vykonávána, očekávaný počet dní na dokončení aktivity a zbývající dny, jsou rovněž zaznamenány na grafu. Tyto údaje ilustrují plánovaný versus skutečný pracovní pokrok.
Pert Graf
Technika hodnocení a recenze programu nebo tabulka PERT se používá k plánování času a zdrojů potřebných k dokončení projektu a řízení projektových úkolů. Pomocí grafu PERT nebo síťového diagramu může vedoucí projektu určit a naplánovat postupně každý úkol, který členové týmu musí splnit, aby splnili cíl projektu a stanovili čas potřebný pro každý z nich.
Tabulka PERT znázorňuje vztah mezi úkoly tím, že identifikuje, které úkoly běží navzájem paralelně a ty, které se musí vyskytovat postupně. Projekty milníky - události, které označují konečný výsledek série činností - jsou také mapovány.
Graf PERT navíc obsahuje tři odhady pro každou aktivitu projektu: nejkratší čas potřebný k dokončení aktivity, čas, který bude pravděpodobně nutné k dokončení aktivity a nejdelší čas, kdy by daná aktivita mohla vyžadovat.
Analýza kritické cesty
Analýza kritické cesty je nástroj používaný pro projekty, které vyžadují dokončení vzájemně závislých činností. Kritická cesta obsahuje seznam projektových aktivit specifikovaných ve struktuře členění práce, čas ukončení každé činnosti a identifikace vzájemně závislých úkolů a koncových bodů, včetně milníků a dodávek.
Doby dokončení sady aktivit v kritické cestě jsou shrnuty a rovnají se největší době, kterou projekt může vyžadovat k dokončení. Postupné aktivity musí být dokončeny včas, aby byl projekt dokončen včas.
Matrice přiřazení odpovědnosti
Matrice přiřazení odpovědnosti nebo nástroj RACI upozorňuje účastníky projektu na členy týmu, kterým jsou přiděleny konkrétní odpovědnosti za projekt a za jakou práci jsou jednotlivci odpovědní.
Jak název nástroje vykresluje, matice RACI uvádí, kdo je zodpovědný za dokončení úkolu, nebo kdo bude plnit úkol a jednotlivci, kteří přispějí k dokončení úkolu. Matrice také určuje, kdo je zodpovědný za úkoly a kdo má rozhodovací pravomoc týkající se tohoto úkolu. Rovněž jsou uvedena jména těch lidí, s nimiž může být konzultován úkol a lidé, kteří by měli být informováni o pokroku, který tým učiní při dokončení úkolu.
Struktura členění práce
Struktura členění práce (WBS) je projektový model nebo graf, který rozkládá projektovou práci na úkoly. Projekt WBS ilustruje vzájemné vztahy mezi úkoly a mezi úkoly a konečným produktem projektu.
WBS zahrnuje dílčí projekty a upozorňuje na odpovědnost projektu, požadované zdroje a časové nároky k dokončení každého úkolu.
