Žádný federální zákon nevyžaduje, aby zaměstnavatelé ze soukromého sektoru povolili stávajícím nebo bývalým zaměstnancům přístup ke svým osobním spisům. Obvykle jsou osobní záznamy zaměstnanců soukromého sektoru považovány za majetek zaměstnavatele a některé společnosti používají toto odůvodnění k omezení přístupu k souborům zaměstnanců. Federální a státní zaměstnanci - zaměstnanci veřejného sektoru - mohou získat přístup k oficiálnímu personálnímu záznamu.
Personální soubory
Soubory zaměstnání - někdy označované jako pracovní složka zaměstnance - obsahují dokumenty jako např. Počáteční žádost zaměstnance o zaměstnání, kontaktní kontaktní informace v nouzi, formuláře pro způsobilost k zaměstnání, hodnocení výkonu, disciplinární a dohlížecí záznamy a poznámky vedoucího a manažera o výkonnosti,. Příklady akcí zaměstnanosti jsou propagace a ukončení. V některých případech útvar lidských zdrojů udržuje oficiální spis o zaměstnání a dohlížející nebo vedoucí zaměstnance vede oddělení. Ačkoli oba soubory by měly obsahovat příslušné informace, obsah se může mírně lišit. Souborový archiv například nesmí obsahovat kopie veškerých dokumentů a dokumentace, které zaměstnanec dokončí v prvním pracovním dni, jako jsou potvrzení o politice a formuláře W-2.
Důvod přístupu
Současní zaměstnanci požadují, aby přezkoumali své spisy, aby zajistili, že oddělení lidských zdrojů vede přesné záznamy o jejich zaměstnání. Pokud společnost provádí roční hodnocení výkonnosti, měly by být v osobním spise vyhotoveny kopie formulářů hodnocení za každý rok, kdy byl zaměstnanec zaměstnán. Podobně by docházelo k přesnému odhalení absencí zaměstnanců, ať už kvůli nemoci, dovolené nebo nepřítomnosti. Bývalí zaměstnanci často žádají o dokumenty, aby získali kopie dokumentů, které mohou využít při hledání zaměstnání. Například, pokud soubor bývalého zaměstnance obsahuje záznamy týkající se výkonů a úspěchů, mohou tyto informace pomoci při rekonstrukci životopisu nebo při přípravě seznamu pracovních povinností, které mají sdílet během rozhovorů s potenciálními zaměstnavateli. Bývalí zaměstnanci mohou také požádat o kopie pracovního spisu, který je třeba použít při podání stížnosti proti zaměstnavateli.
Zaměstnavatelská politika
Mnoho zaměstnavatelů má politiky na pracovišti týkající se vydávání záznamů o zaměstnancích. Politiky na pracovišti se liší podle typů záznamů, které jsou k dispozici pro inspekci a kopírování zaměstnanců, a některé společnosti označují pracovní hodiny jako jediný čas, po který mohou zaměstnanci kontrolovat záznamy o zaměstnancích. Zaměstnavatelé, kteří mají zásady týkající se tohoto tématu, obecně věnují část v příručce zaměstnanců o přístupu k záznamům. Dobře napsané zásady popisují kroky nezbytné k přezkoumání záznamů, jaké typy záznamů mají zaměstnanci k dispozici, kdy si zaměstnanci mohou prohlédnout své záznamy a veškeré poplatky za fotokopírování dokumentů obsažených v osobním spisu zaměstnance.
Povinnost zaměstnavatele
Podle federálních zákonů zaměstnavatelé ze soukromého sektoru nemusí předávat kopie spisů o zaměstnání současným nebo bývalým zaměstnancům. Rozhodnutí o uvolnění spisů je založeno na zásadách společnosti a v některých případech na právu státu upravující přístup k osobním záznamům. Mnoho zaměstnavatelů však vidí výhodu dodržování požadavků zaměstnanců. Odmítnutí přístupu k pracovním spisům může vyvolávat pouze otázky, které zaměstnavatel nechce odpovědět. Pokud zaměstnavatelé uchovávají personální soubory, které obsahují přesné informace, které byly předtím propuštěny zaměstnancům, neměla by být otázka, zda mohou být informace uvolněny poté, co zaměstnanec opustí společnost. V dobré víře mnoho zaměstnavatelů poskytuje zaměstnancům přístup k osobním spisům. Tato praxe ukazuje transparentnost ohledně politik zaměstnanosti a záznamů.
Zákony o přístupu k přístupu zaměstnanců k zaměstnání jsou součástí Federálního zákona o ochraně soukromí z roku 1974; Úřad pro personální řízení v USA je agentura, která je obecně odpovědná za personální záznamy federálních zaměstnanců. Jednotlivé státy zpracovávají žádosti zaměstnanců o přístup k záznamům o zaměstnancích.
Státní zákony
Některé státy mají zákony, které umožňují zaměstnancům přístup k osobním záznamům. Jiné státy mlčí o tom, zda mohou současní i bývalí zaměstnanci prověřit nebo fotokopírovat personální materiály. Ve většině případů zaměstnanci - současní nebo bývalí - kteří se účastnili vyšetřování na pracovišti, nemohou sledovat záznamy o vyšetřování. Tyto záznamy by neměly být uchovávány v pracovním spisu. Musí zůstat ve správě oddělení lidských zdrojů a zaměstnanci odpovědní za vyšetřování by měli mít přístup k vyšetřovacím materiálům.
Omezený přístup
Státy, které mají zákony o přístupu zaměstnanců k osobním spisům, mohou vyžadovat, aby zaměstnanci podali písemnou žádost a některé zákony umožňují zaměstnavatelům omezit přístup k určitým materiálům. Kalifornské právo například požaduje, aby zaměstnavatelé umožnili přístup ke svým spisům současným a bývalým zaměstnancům do 21 dnů od obdržení žádosti zaměstnance. Zaměstnavatelé, kteří v této záležitosti nedodržují zákony státu Kalifornie, podléhají sankcím, pokutám a soudním rozhodnutím o odmítnutí přístupu k zaměstnaneckým spisům. Missouri, na druhé straně, nemá státní zákon, který povoluje přístup k personálnímu spisu zaměstnance.
