Externí komunikace je to, jak podnik nebo organizace komunikují s lidmi mimo organizační strukturu. To se týká zákazníků a klientů, poskytovatelů služeb a obchodních partnerů, subjektů pro získávání finančních prostředků a v podstatě každého, kdo není ve firmě. Dobrá vnější komunikace je stejně důležitá jako dobrá vnitřní komunikace, takže je třeba věnovat zvláštní pozornost tomu, aby ti, kteří jsou mimo společnost, dostávali stejnou péči a respekt jako ti, kteří jsou uvnitř společnosti.
Shromažďujte externí zpětnou vazbu. Zpětná vazba se týká zpráv, které společnost provedla všemi externími zdroji, které uvádějí silné a slabé stránky schopnosti poskytovat služby a produkty. Ať už si zákazníci vyzývají, aby si stěžovali, nebo nabízíte průzkumy klientům, kteří vyhodnocují váš výkon nebo používají jinou metodu, zpětná vazba poukáže na nedostatky v komunikační schopnosti.
Řešení problémů externí komunikace, které najdete. Možná zjistíte, že zákazníci mají pocit, že s nimi není zacházeno s respektem, nebo že jsou jim podřízeni představitelé společnosti. Možná zjistíte, že vaše e-mailová služba nesprávně označuje e-maily od klientů jako spam, takže žádosti a dotazy nejsou přijaty. Existují stovky možných externích komunikačních problémů. Jakmile zjistíte přesně, co způsobuje špatnou komunikaci, můžete pokračovat.
Vytvořte řešení pro externí komunikační problémy. Například pokud zákazníci oznamují, že zástupci používají příliš mnoho technických žargonů, trénují zástupce, aby rozdělovali věci co nejjednodušší. Pokud Vaši klienti oznamují, že vaše telefonní služba nefunguje, pak ji opravte a nastavte tak, aby byla co nejjednodušší navigovat. Pokud online zákazníci chtějí více informací, aktualizují vaše webové stránky a možná jim nabídnou způsob, jak sledovat objednávky nebo získat okamžitou pomoc od zástupce. Nehledě na řešení, mělo by to řešit obavy a představit funkční opravu.
Získejte zpětnou vazbu ohledně řešení problému externí komunikace. Potřebujete získat pocity těch, kteří jsou řešeni řešením, abyste zjistili, zda problém vyřešil, a to jak pro zaměstnance společnosti, tak pro externí zástupce, kteří se účastní externího komunikačního procesu.
