Úspěch nebo neúspěch organizace často závisí na její schopnosti komunikovat se svými členy, říká The Communications Department na California State University. Nové technologie, které jsou v kombinaci s různorodým publikem, zvýšily význam organizační komunikace, ale také zkomplikovaly pole. Pochopení některých společných překážek může zlepšit schopnost organizace komunikovat.
Chybná struktura
Diváci potřebují strukturu, aby porozuměli poselství, a mnohé komunikace jsou odsouzeny, protože jim chybí správná organizace, uvádí Lee Hopkins, který napsal více než 130 článků o podnikové komunikaci. Struktura je kritická, protože bez úvodu, těla a blízké budou publikum mít obtížné uchovávání, odvolávání a zpracování informací. Tato pravidla se vztahují na jakoukoli komunikaci, od e-mailů po veřejné prezentace až po publikum jakékoli velikosti.
Předpoklady
Dvě společné komunikační předpoklady znamenají katastrofu pro úspěch organizační komunikace. Jeden předpokládá, že všichni členové organizace mají stejnou znalostní bázi jako odesílatel zprávy. Druhý si myslí, že informace se budou přesně a efektivně šířit samy po tom, co ji obdrží pouze jeden nebo dva členové. Knihovna volného řízení, on-line průvodce článků vedení, doporučuje vedení proaktivně, promyšleně a strategicky komunikovat se svými členy. Konkrétní doporučení knihovny volného řízení zahrnují pravidelné setkání mezi zaměstnanci a vedoucími pracovníky, jakož i mezi různými odděleními. Další tipy zahrnují poskytnutí zaměstnancům písemné kopie popisů práce, příručky pro zaměstnance a další důležité firemní materiály.
Nadměrná závislost na technologii
Přílišná závislost na nových technologiích, jako je textové zprávy, Twitter nebo jiné webové stránky sociálních médií, může znamenat, že ne všichni členové organizace doslova dostanou zprávu. Například jednoduchý blog nebude pro členy, kteří mají dokončit úkol bez přístupu k internetu, užitečný. Jim Shaffer, autor knihy "The Leadership Solution", doporučuje, aby osoby odpovědné za organizační komunikaci přezkoumaly své plány, aby zajistily, že používají metody, které poskytují informace, které zákazníci a zaměstnanci potřebují, místo toho, aby se spoléhali na formáty, které jsou trendy nebo atraktivní.
Příliš mnoho informací
Další společná omyl předpokládá, že přidání detailu do detailů ke komunikaci bude přesvědčivější, když ve skutečnosti může příliš mnoho informací vypnout publikum. Jednoduchost je klíčem k vytvoření organizační komunikace, která zůstává u publika. Bez ohledu na to, jak moc milujete výrobek, pochopte nápad nebo máte zkušenosti s průmyslem, držte se dvou nebo tří hlavních bodů, namísto toho, abyste mluvili nebo psali o všem, co znáte, abyste dostali své poselství.
Zapomenutí na nonverbály
Ti, kteří jsou zodpovědní za organizační komunikaci, si musí být vědomi neverbálních signálů, které mohou buď zvýšit připravenou zprávu, nebo úplně odvrátit nebo narušit její význam. V západní kultuře oční kontakt, správná držení těla a oblečení vhodné pro danou situaci ukazují, že odesílatel zprávy má zájem, ohleduplnost, upřímnost a věrohodnost, podle mindtools.com.
