Obchodní memorandum nebo memorandum je jedním z nejjednodušších způsobů, jak informovat kolegy a zaměstnance o nadcházejícím zasedání. Účinné oznámení o setkání poskytne základní informace o schůzkách jasným, stručným a profesionálním způsobem.
Příslušné informace
- Postupujte podle obecného čtyřbodového formátu pro nadpis, který by měl obsahovat Na, Z, datum a Předmět v okruhu pro schůzi vašich zaměstnanců _._ Pole "Do" by mělo zahrnovat každého, kdo je pozván na schůzku. "Od" se zobrazí vaše jméno a název úlohy. Datum oznámení v den rozeslání. V poli "Předmět" napište, co je poznámka, jako např. "Setkání manažerů" dne 15. srpna 2019."
- Uveďte účel schůze v úvodním odstavci spolu se všemi základními relevantními informacemi, včetně času a místa. Například "Účelem setkání je diskutovat o revidovaném motivačním plánu zaměstnanců. Schůze bude zahájena v 15:00. v hlavní konferenční místnosti a trvá jednu hodinu. Všichni vedoucí pracovníci a školitelé se musí zúčastnit. "
- Uveďte shrnutí toho, co bude pokryto během setkání v těle poznámky. Uchovávejte informace, pokud je to možné; ponechte podrobnosti k projednání na skutečné schůzce. Například: "V důsledku vaší zpětné vazby bude společnost zavádět revidovaný plán pobídky zaměstnanců dne 1. září 2019. Nový plán bude odměňovat prodejní týmy spíše než jen jednotlivci, když splňují své měsíční a čtvrtletní cíle. Uznáváme přínos našich obchodních pracovníků, kteří pracují v týmech, a doufáme, že tento trend podpoříme finančními pobídkami. "
Tipy
-
Všechny informace uvedené v oznámení by měly být pro schůzi relevantní. Vyhněte se zahrnutí informací, které se týkají jakýchkoli otázek týkajících se společnosti, které se na schůzi nebudou diskutovat.
Před schůzkou
- Informujte příjemce, pokud potřebují připravit v žádném případě nebo si nepřečtěte materiály před zahájením schůzky. Příkladem může být: "Každý z vás obdrží e-mailem revidovaný formát a zásady motivačního plánu do konce dne. Dokumenty si přečtěte dopředu, takže budete připraveni diskutovat o obsahu a požádat o objasnění, kde to bude zapotřebí."
- Řekněte pozvaným při rozdávání agendy schůzky. Například: "Rozdávám agendu prostřednictvím e-mailu nejméně 24 hodin před schůzí. Přečtěte si prosím pořad po přijetí."
- Zeptejte se pozvaných, aby vás okamžitě informovali, pokud se nemohou zúčastnit schůzky, takže si můžete naplánovat čas, kdy si s nimi přečtete informace. Dokonce i když vysíláte povinnou schůzku, někteří zaměstnanci nebo pozvaní mohou být na dovolenou nebo mimo město na pracovní cestu.
Tipy
-
Nechte pozvaní poznat, jestli jste ochotni předem odpovědět na otázky týkající se tématu schůzky, nebo zda byste měli vysvětlení učinit na samotném zasedání. Zadejte kontaktní telefonní číslo nebo e-mailovou adresu, pokud budete předem zadávat otázky.
