Před věkem počítačových finančních systémů byly všechny účetní procesy prováděny ručně pomocí papíru a tužky. Některé malé podniky stále používají tuto starou metodiku, známou také jako ruční účetní systém. Koncepce ručních i počítačových systémů jsou stejné, změnily se pouze mechaniky.
Výhody
Manuální účetní metoda je mnohem levnější než počítačový systém. Někteří lidé nejsou spokojeni s používáním počítačů a mají lepší výkon s papírovým a tužkovým systémem. Ruční systém pracuje, i když je elektřina vypnutá - na rozdíl od většiny počítačových sestav. Další výhodou ručního systému je, že nedochází k poškození nebo duplicitě dat, jak se někdy děje s účetním softwarem. Vzhledem k tomu, že ruční účtování je jednoduché a nevyžaduje počítačové dovednosti, firmy mohou zaměstnávat zaměstnance za méně peněz, což je pro malé podniky velkou výhodou.
Podložky na papír
Před počítačovými tabulemi a softwarem používali účetní podložky papírů vytištěných sloupci. První sloupec vlevo je obvykle úzký a používá se pro data, zatímco druhý sloupec, nejširší na stránce, se používá pro popis. Účetní podložky představují čtyři nebo více sloupců - každý sloupec je oddělen dvojitými řádky, které se pohybují po stránce. Podložky jsou často vytištěny v světle zelené nebo bílé barvě s prostorem pro každou číslici, což minimalizuje zmatek kvůli rukopisu. Řádky na podložkách odrážejí obchodní transakce, například transakce prodeje nebo zásob.
Časopisy
Časopisy se používají k usnadnění manuálního účetního procesu. Jedná se o konkrétní účelové podložky pro určitý proces. Můžete mít například časopis pro všechny transakce s pokladními doklady. Když dojde k prodeji, zapíšete transakci do žurnálu jako jednu řádkovou položku. Na konci týdne nebo měsíce doplníte transakce a vytvoříte jeden zápis v hlavní knize - úvěr na prodej a debet na hotovost.
Chyby
Pokud používáte systém ručního účetnictví, musíte mít strategii k nalezení a opravě chyb účinným způsobem. Obecně dochází k chybě při sestavování zkušební bilance a nevyrovnává se - inkaso nekvalifikuje kredity. V takovém případě se ujistěte, že zůstatky v časopisech a denících jsou přesné. Můžete spustit kalkulačku a připojit ji na každou stránku časopisů a hlavní knihu a ujistěte se, že součty jsou správné. Měli byste také zkontrolovat vyváženost zkušebního provozu za přiměřenost a porovnat čísla s vaší poslední zkušební bilancí a hledat rozdíly, které mohou být chyby.
