Jak napsat plán komunikačních projektů

Pokud má vaše společnost nebo organizace důležité informace pro komunikaci a vaše obvyklé kanály jsou nedostatečné, naplánujte taktický komunikační projekt přizpůsobený obsahu a okolnostem. Oznámení využívající vlastní plány obvykle představují významné jednorázové nepravidelné události, jako je změna ve vedoucím postu, náborové plány a propouštění, změna zaměstnaneckých výhod a přemístění firemních zařízení. Často se jedná o externí a interní publikum. Vytvoření plánu taktického komunikačního projektu vám pomůže zajistit, že budete zvažovat klíčové otázky: kdo potřebuje slyšet, co, od koho, jakým způsobem, kdy a k jakému konci? Plán také určuje úkoly, odpovědnosti a časové lhůty - vyhlazuje práci projektového řízení.

Upřesněte a potvrďte před plánem. Identifikujte "vlastníka" projektu - obvykle osobu, která ho přiděluje ---, který vám bude poradit a schválit váš plán. S tímto vlastníkem projektu: - Potvrďte obsah oznámení obsahu, požadované časování a požadavky na důvěrnost. Potvrďte, zda existují neobvyklé citlivosti nebo okolnosti, jako jsou právní požadavky nebo požadavky na členství. - Uveďte, jak projekt vyhovuje jako taktika v zastřešujících public relations a komunikačních strategiích. --Zaměřte se na zdrojích podrobnějších informací a vstupů, které budete potřebovat, například manažer lidských zdrojů nebo předseda výboru pro výkonné vyhledávání. --Zdefinujte požadavky na schválení a podávání zpráv pro svůj projekt. Souhlasíte s tím, zda budete projekt řídit neformálně nebo sestavit projektový tým. - Identifikovat požadavky na schválení pracovních produktů plynoucích z plánu, například přezkoumání právními, personálními a finančními subjekty nebo konkrétními vedoucími pracovníky. - Stanovte parametry potřebných zdrojů, jako jsou očekávání rozpočtu a využívání externích agentur.

Crystallize účel a cíle. Účel je to, co chcete dělat, typicky začínající na "To …" Cíle obvykle začínají akčními slovesy --- jsou to, co chcete dělat, když jsou uvedeny jako procesy nebo požadované výsledky. V tomto smyslu je cílem učinit vaše oznámení v určitý den objektem. Účelem může být "uspokojit potřeby a preference zainteresovaných stran včasné a věcné informace týkající se (tématu) způsobem, který potvrzuje image a hodnoty společnosti." Uveďte tento účel zpět do zastřešující strategie pro styk s veřejností a komunikaci.

Zúčastněné osoby na veřejnosti a publikum. Strategické plánování poměrně pravděpodobně identifikovalo komunikační cíle ve velkých tahu. Pro svůj taktický projekt zvýrazněte pozornost. Zúčastněné strany jsou skupiny nebo jednotlivci, kteří budou ovlivňováni konkrétními informacemi, které máte v úmyslu šířit, a jsou tím hlavním publikem. Přidejte do seznamu další publikum, ve kterém chcete vytvořit, změnit nebo potvrdit vnímání. Použijte tabulku nebo tabulku s následujícími nadpisy sloupců, abyste shrnuli analýzu: - Segment audia. Dejte každému jménem a v případě potřeby i poznámku pod čarou. Podsegment skupiny, pokud se komunikační potřeby liší v rámci skupiny. Příklad: všichni zaměstnanci, zaměstnanci dotčené divize, školitelé. Zeptejte se: "Kdo to bude potřebovat nebo se o tom dozví - a proč?" Zvažte například klíčové zákazníky, vlastníky kapitálu, širokou veřejnost, kolegy z vašeho průmyslu, politické orgány a významné dodavatele. Zvolte, zda budou média pro média cílené segmenty nebo místo toho budou použity jako kanály pro oslovení segmentů, jako je široká veřejnost a podniková komunita. --Need / Zpráva. Ačkoli je vědomost a porozumění cíli pro všechny diváky, některé mohou mít zvláštní potřeby. Zaměstnanci mohou chtít vědět, jakým způsobem budou mít vliv například na uzavření kanceláře nebo na členy sdružení proces, kterým bude uspět rezignující výkonný vůdce. Členové představenstva, vedoucí pracovníci, vedoucí pracovníci a správci účtů patří mezi ty, kteří potřebují nejen zprávy, ale váš plán komunikace, zvláště pokud mají hrát roli. Identifikujte klíčové zprávy pro každý segment. --Key Communicator. Od koho by každý segment očekával nebo rádi slyšel vaše zprávy? Identifikujte mluvčího jako "tvář" komunikace do každé skupiny - která bude citována např. V tiskové zprávě nebo vede konferenci se zaměstnanci. Ačkoli podnikatelská komunita může očekávat, že slyší od generálního ředitele, zaměstnanci mohou upřednostňovat, aby byli vedoucími a klíčovými zákazníky informováni jejich vedoucími účtů.

Plánujte postupné kaskády a kanály. Pokud jste někdy byli ohromeni učením se nejprve z novin velkých změn, které vaše společnost plánuje, pochopíte princip "žádné překvapení" a důležitost kaskádových informací, aby nedošlo k překvapení. Na dočasném pracovním stole nebo v tabulce zadejte seznam cílových segmentů v pořadí, v jakém budou informováni, a to od data a času, kdy budou vaše informace nejznámější (často v době, kdy je zpravodaj zveřejněn). Přestože některé distribuce mohou být současně, zvažte, zda některé segmenty potřebují předem oznámení o komunikaci. Například, supervizoři mohou potřebovat čas na přípravu na otázky zaměstnanců a členové představenstva mohou vítat oznámení o hrozících novinových článcích. Ve sloupci vedle každého segmentu určte kanál (kanály), přes který bude komunikace probíhat. Kanály jsou metody distribuce informací, které obvykle zahrnují události a písemný obsah. Příklady: - pro výkonný tým, členy správní rady, klíčové vedoucí oddělení a školitele --- předběžné oznámení e-mailem. - pro zaměstnance --- předběžná e-mailová oznámení, schůze oddělení, videokonference, obsah webových stránek. - pro klíčové komponenty - předběžné oznámení faxem a e-mailem, živá prezentace. - pro širokou veřejnost - distribuce obecných zpravodajských zpráv, tiskové konference, obsahu webových stránek.

Identifikujte potřebné kolaterály. Zajištění jsou materiály použité při realizaci vašeho komunikačního plánu projektu - dokumenty a audiovizuální materiály, jako jsou fotografie a nahrávky. Kategorizujte je jako: - Zajištění zakládání, pro použití s více segmenty. Příklady: tiskové zprávy, informační list, otázky a odpovědi, fotografie, obsah webových stránek. - Segmentové kolaterály, komunikace, které přicházejí ke konkrétnímu publiku, které odpovídají jejich potřebám a preferencím a v "hlasu" svého preferovaného mluvčího. Často se jedná o poznámky z segmentu Key Communicator, který přiložil kopie nadřazených sdružení, a to zejména zpravodajství. "Chtěla jsem vás informovat, že naše společnost oznamuje později dnes odpoledne zprávu, že …" Tyto kolaterály mohou zahrnovat také body rozhovoru, obsahové koncepty nebo AV pro klíčové komunikátory, jako jsou členové výkonných týmů a dohlížitelé. --Základní kolaterály, poznámky od vás ostatním, o nichž se očekává, že se na projektu podílejí, a seznámí je s komunikačním plánem a jejich očekávanými úlohami. Připojte příslušné kopie základních a segmentových záruk. Na tabulce nebo tabulce uveďte pro každé zajištění následující: Název, klíčový komunikátor, přiřazený, datum splatnosti návrhu, požadovaný souhlas, konečný termín splatnosti.

Potvrďte potřebnou podporu. Zjistěte, jaká podpora bude vyžadovat zavedení vašeho projektu a potvrďte jeho dostupnost. Pokud neexistuje žádná stálá podpora, použijte tabulku nebo tabulku pro podrobné informace o tom, jak získáte podporu, jako je například následující: Identifikace podpůrné položky, zdroje a ceny: - Vytvoření záloh - Kompilace distribučních seznamů s kontaktními informacemi pro vaše cílové segmenty - Kapacita a odpovědnost za masové přenosy, jako jsou skupinové e-maily - Uspořádání skupinových schůzek, konferencí zpráv a dalších souvisejících událostí.

Podrobné uvedení projektu do provozu. Použijte tabulku nebo tabulku pro postupné vypsání a stanovení časování pro každou aktivitu, kterou plánujete pro komunikaci. Zjistěte, kdo bude dělat co a kdy, a také zavazadla, které budou používat. Zvažte tyto záhlaví sloupců: číslo, datum a čas, aktivitu, kolaterály, které mají být použity, odpovědná osoba (osoby) a stav nebo poznámky. Plánujte zahrnutí podrobného popisu projektu do poradenských záruk, které poskytnete ostatním, kteří se na něm podílejí, jako jsou členové výkonných týmů, pracovníci supervize a pracovníci podpory.

Plánujte sledování projektu. Použijte tabulku nebo tabulku, abyste podrobně popsali následné kroky, jako jsou: --Postazy o dotazy od zúčastněných stran, jako jsou zaměstnanci a zpravodajská média, - hodnocení projektu, docela pravděpodobně včetně úspěšnosti provedení projektu a subjektivní hodnocení reakce diváků

Vytvořte rozpočet. Určete očekávané náklady v souladu s finančními pravidly organizace. Možná budete muset pouze identifikovat ty, které již nejsou zahrnuty do stávajícího rozpočtu pro všeobecnou komunikační podporu.

Získejte plán projektu schválený. Před zahájením spuštění a předložit návrhy na zlepšení proveďte svou práci majiteli projektu ke schválení. Předložte návrh dokumentu krátkým shrnutím. Následujte tento obrys a začleňte své tabulky / tabulky místo podrobného popisu: - Výkonné shrnutí - Účel a cíle - Účastníci a publikum (tabulka nebo tabulka) - Podrobné informace o rozšiřování komunikace (tabulka nebo tabulka) - Kolébky (tabulka nebo tabulek) --Plánované plány --Needovaná podpora --Budget

Tipy

Pokud to dovoluje důvěrnost, konzultujte se členy zúčastněných stran a posluchačů nebo s nimi, kteří s nimi pracují, abyste lépe porozuměli jejich informačním potřebám a zájmům. Vedle obvyklých komunikačních kanálů naplánujte speciální události pro mimořádné zprávy, abyste označili svou "specialitu".