Dokumentace týkající se zaměstnanců je důležitá z několika důvodů. Dokumentace odůvodňuje zaměstnání, od náboru a výběru k rezignaci, odchodu do důchodu nebo ukončení. Školení a vývoj a kompenzace a výhody jsou také součástí dokumentace zaměstnanců. Udržení přesné a úplné dokumentace podporuje cíle lidských zdrojů, jako je plánování dědictví a podpora zevnitř. Dokumentace zaměstnanců, je-li pečlivě a důvěrně zpracována a je v souladu s firemní politikou, je páteří oddělení lidských zdrojů.
Nábor a výběr
Dokonce i když proces náboru a výběru začíná online podáváním žádostí prostřednictvím systému sledování žadatelů, dokumentace je stále důležitou součástí procesu náboru. Minimální proces náboru zahrnuje předběžné promítání telefonů, osobní rozhovory a hodnocení tazatelů. Dokumentace je pro tento proces nezbytná - poznámky během osobních pohovorů jsou prakticky nutností k tomu, aby pomohli moudrému přijímání rozhodnutí. Kromě toho, pokud chcete předat kvalifikaci kandidáta jinému manažerovi náboru, pomůže vám sdílet vaše poznámky k rozhovoru. Poznámky k rozhovoru obsahují vaše osobní hodnocení a názory. Proto, pokud poznámky z procesu náboru a pohovoru neobsahují testovací skóre nebo některé skutečnosti týkající se kvalifikace kandidáta, tento typ dokumentace se obvykle nestává součástí osobního spisu. Důležité je také, že zaměstnancová dokumentace rovněž dokládá způsobilost k zaměstnání.
Školení a vývoj zaměstnanců
Dokumentace výkonu zaměstnanců je důležitá pro udržení spokojenosti s prací, produktivity a angažovanosti. Váš systém řízení výkonnosti zahrnuje řadu komponent, jako jsou popisy práce, neformální zpětná vazba, školení, disciplinární akce a roční hodnocení výkonnosti. Všechny tyto komponenty vyžadují dokumentaci, aby váš systém řízení výkonu zůstal na správné cestě. Nedostatek dokumentace se blíží nedostatku komunikace v této oblasti. Zaměstnanci závisí na zpětné vazbě, aby motivovali a motivovali zaměstnance. Bez dokumentace zaměstnanci postrádají nástroje potřebné pro splnění očekávání zaměstnavatele.
Kompenzace a výhody
Zaměstnanecká dokumentace je základním prvkem vaší struktury odměňování a výhod. Bez tohoto druhu dokumentace nelze sledovat mzdy zaměstnanců, zvyšování zásluh, bonusy na konci roku a povinné a dobrovolné odpočty. Dokumentace také udržuje status zaměstnaneckých výhod, jako jsou možnosti zdravotní péče, závislá péče a flexibilní výdajové účty. Divize mzdových účtů zaznamenává v této oblasti většinu pracovní dokumentace; Váš důstojník ochrany osobních údajů má však výhradní přístup ke všem dokumentům souvisejícím s lékařskou péčí, aby zachoval důvěrnou povahu informací o zaměstnancích.
Zaměstnání skončí
Po ukončení zaměstnaneckého poměru zaměstnance společnosti je dokumentace nesmírně důležitá. Bez ohledu na důvod, musíte připravit a podat papírování, které dokumentuje toto zaměstnání. Pokud ukončíte zaměstnance, dokumentace odůvodní vaše rozhodnutí. Odmítnutí zaměstnanců související se špatným výkonem, porušením zásad nebo hrubým nesprávným chováním vyžaduje dokumentaci na podporu nedobrovolného ukončení. Pokud se zaměstnanec rozhodne podat stížnost na neoprávněné propuštění, dokumentace může chránit vaše obchodní jmění, pokud stížnost stoupá do soudního sporu. Pokud zaměstnanec odebere nebo odstoupí, dokumentace je nezbytná pro pokračující přínosy pro zdraví a příjmy.
