Pracovní lhůty pro zaměstnance jsou rozhodující pro zaznamenávání splatných mzdových nákladů, časové přirážky a absenci zaměstnanců. Mnoho zaměstnavatelů uchovává záznamy o čase a mzdách svých zaměstnanců jako zálohu ve své metodě zpracování mzdových plateb. Historické záznamy jsou užitečné, pokud budete muset dvakrát zkontrolovat mzdy zaměstnanců, srážky daní a srážky ze mzdy. Federální zákony však stanovují, jak dlouho musí zaměstnavatel uchovávat záznam o zaměstnání, který zahrnuje i dobu, po kterou mají zaměstnavatelé uchovávat i časové záznamy. Podle federálních zákonů by zaměstnavatelé měli uchovávat časové pásma po dobu nejméně dvou let.
Záznamy o zaměstnanosti obsahují informace o pracovních úkolech zaměstnanců, plnění, disciplíně nebo nápravných opatřeních a všechny smlouvy nebo dohody, jako je kolektivní smlouva nebo pracovní smlouva. Informace o odškodnění jsou také součástí záznamu zaměstnance spolu s časovými záznamy, které obecně obsahují osobní údaje, jako je číslo sociálního pojištění zaměstnance, mzdová sazba, klasifikace osvobozená od daně nebo nevyčerpání, dovolenka nebo placená lhůta s časovým rozlišením a v některých případech nadčasy nebo rozdílné mzdy.
Timesheets jsou záznamy o zaměstnanosti
V závislosti na pracovním postupu zaměstnavatele jsou časové rozvrhy součástí záznamu o zaměstnání nebo jsou uloženy samostatně jako záznamy o mzdách. Jakkoli, časové záznamy a časové rozvrhy se považují za záznamy o zaměstnání, a proto podléhají určitým zákonům, které povolují povinnosti zaměstnavatelů vést záznamy.
Zákon o spravedlivých pracovních normách
Zaměstnavatelé, na které se vztahuje zákon o spravedlivých pracovních normách, musí dodržovat předpisy týkající se minimální mzdy, odměňování za přesčasy, klasifikace osvobozené od daně a výpovědní listiny týkající se všeho, co se týče odměňování zaměstnanců. FLSA nevyžaduje specifický formát pro udržování pracovních časů, ale agentura vyžaduje, aby zaměstnavatelé uchovávali určité podrobné informace týkající se zaměstnaneckého času a platu.
Zachování záznamu
Zachování záznamů o mzdových a pracovních smlouvách je tři roky. Pro časové rozvrhy a záznamy obsahující konkrétní informace, jako jsou odpracované dny, odpočty, zadržení a další podrobnosti, je požadavek dva roky. Osvědčené postupy v oblasti lidských zdrojů by pravděpodobně doporučovaly udržovat všechny záznamy týkající se odměňování zaměstnanců a náhrady za tři roky, protože mezi záznamy, které zaměstnavatelé uchovávají po dobu dvou let, a záznamy, které zaměstnavatelé potřebují uchovávat po dobu tří let, dochází k výraznému překrývání.
Existují zvláštní požadavky na typy záznamů, které by zaměstnavatelé měli zachovávat pro osvobozené pracovníky; je však v nejlepším zájmu zaměstnavatelů uchovávat záznamy podobným způsobem a po stejnou dobu. Pokud tak učiní, budou mít prospěch zaměstnavatelům v případě, že vzniknou otázky týkající se srovnání mezi osvobozenými a neoprávněnými pracovníky. Pokud zaměstnavatelé uchovávají osvobozené záznamy zaměstnanců na zcela odlišném procesu než zaměstnanci, kteří nejsou zaměstnáni, je obtížné ospravedlnit personální postupy, které se týkají odměn bez výjimky, pokud záznamy nejsou zachovány stejným způsobem po stejnou dobu.
Pravidla vedení záznamů EEOC
Spolková vláda usnadňuje zaměstnavatelům, aby si vybrali, co potřebují, a jak dlouho jim stanoví podobná pravidla pro vedení záznamů mezi jednotlivými úřady. Komise USA pro rovnost v zaměstnávání prosazuje antidiskriminační zákony a jako součást svého donucovacího orgánu vyžaduje, aby zaměstnavatelé uchovávali záznamy o mzdách a jiných pracovních místech po dobu tří let. Ve skutečnosti EEOC tvrdí, že záznamy, které by se mohly stát součástí nároku podle zákona o rovnocenné platbě, by měly být uchovány po dobu nejméně tří let. Záznamy o zaměstnání, včetně časových záznamů, které jsou součástí oficiálního obvinění z diskriminace, musí být uchovány až do konečného vyřešení.
