Existuje nejrůznější důvody, proč byste mohli napsat obchodní dopis na jednu ze stovek zahraničních konzulátů na celém světě. Můžete například požádat o vízum nebo cestovní informace, o informace o zahraničních obchodních příležitostech, o výzkumu zahraničních záležitostí nebo o napsání doporučení pro studenty, který cestuje do zahraničí na stáž.
Zadejte jméno, název a adresu osoby, na kterou adresát dopisu adresujete. Každý zahraniční konzulát má podrobnou webovou stránku, která poskytuje personální adresář spolu s odkazy na různé oddělení, které vám mohou pomoci identifikovat osobu, na kterou byste se měli obrátit na vaši korespondenci.
Při psaní obchodního dopisu konzulátu dodržujte tradiční obchodní protokol. Použijte celé jméno a název, adresu oddělení a konzulát, formátované podle mezinárodního poštovního systému země. Každá země se liší, a proto postupujte podle pokynů uvedených v části "Kontaktujte nás" na webových stránkách konzulátu. Pokud posíláte písemnou podobu, uveďte datum v pravém horním rohu vašeho dopisu. Pokud posíláte e-mail, jasně uveďte účel vaší korespondence v předmětu.
Napište úvodní dopis, který obsahuje vysvětlení toho, kdo jste, odkud jste, proč píšete a zda píšete jménem jiného člověka nebo sami. Pokud píšete jménem společnosti, vládního subjektu, mezinárodní organizace nebo vzdělávacího institutu, uveďte toto pojmenování podle jména a uveďte svůj titul a pověření.
Napište jednoduché prohlášení, které stručně, ale stručně popisuje účel vaší korespondence. Přeložený nebo interpretovaný jazyk může často mít dvojí význam, proto se dbejte na to, aby se vyhnula slovní terminologii nebo hovorovým hovorům, které cizinci nemohou snadno pochopit. Například výraz "Chci se dotknout základny s vámi" by měl být nahrazen slovy: "Píšu vás, aby se vás zeptal …"
Omezte svůj dopis na jediné téma a určit konkrétní výsledek, který si přejete od korespondence.
Ukončete dopis s poděkováním a poskytněte podrobnosti o tom, jak lze dosáhnout. Vždy uvádějte celé jméno. Nikdy nezneužijte nebo neučiníte zavádějící nebo potenciálně ohrožující prohlášení v dopise na zahraničním konzulátu.
Kontaktujte místní poštu o požadavcích na poštovné a předpokládanou dobu doručení. Pokud uzavíráte nalepenou obálku s vlastním adresou, abyste zajistili rychlou odpověď na váš dopis, ujistěte se, že máte dostatečné množství poštovních zásilek v USA na návratové obálce.
Tipy
-
Webové stránky zahraničních konzulátů Spojených států jsou psány v angličtině, zatímco mezinárodní zahraniční konzuláty jsou typicky psány v rodném jazyce země s odkazem na anglickou verzi.
