Rozpracování rozpočtu na prognózu výdajů potřebných k definování, navrhování, dodávání a vyhodnocování výcvikových kurzů pro vaši organizaci vám zajistí realistické očekávání ohledně typu výcvikových zkušeností, které můžete poskytnout s ohledem na finanční omezení. Jakmile zjistíte potřeby cílového publika, setkáte se s odborníky na předměty, abyste získali informace o obsahu kurzu a dalších požadavcích na školení. Abyste získali souhlas od zainteresovaných stran a sponzorů, pak musíte vytvořit projektový plán, který zahrnuje rozpočet na vzdělávání, členěný podle druhů výdajů. Pomocí kalkulaček metrik poskytovaných Společností pro řízení lidských zdrojů vypočítejte náklady na školení jako procento celkových výdajů.
Určete typy výcviku, které očekáváte. Vyžaduje se například povinné školení. Tento typ školení obvykle poskytuje vašim zaměstnancům licence a certifikaci, které vaše společnost potřebuje k provozu. Kategorizujte zbytek svého katalogu školení do odborného nebo technického rozvoje. Dále upřesněte svůj seznam uvedením formátu školení, jako je přednáška, workshop, distanční vzdělávání nebo nabízené samostudium na webu.
Odhadněte náklady na vývoj a běh tříd. Získejte například nabídky pro poskytovatele výcviku nebo použijte údaje poskytované interními vývojáři a instruktory. Zahrňte platy výukových projektantů, instruktorů, programátorů a dalšího personálu potřebného k vytvoření školení. Určete případné dodatečné náklady, jako jsou marketingové materiály, cestování, stravování nebo hardware a software.
Určete počet školení potřebných k uspokojení potřeb vaší organizace. Chcete-li například nasadit povinný vzdělávací program pro organizaci 400 osob, s 20 osobami v každé třídě tváří v tvář, musíte naplánovat 20 zasedání. Pokud musí být školení dokončeno během jednoho roku, musíte naplánovat dvě zasedání za měsíc.
Připravte svůj rozpočet, podrobný výpis peněz potřebných k dokončení výcviku a doručení. Použijte šablonu tabulky poskytovanou webovými stránkami, jako jsou šablony Microsoft Office nebo vytvořte vlastní formát. Použití zavedené šablony vám umožňuje využít vestavěných vzorců, které automaticky vypočítají finanční údaje a replikují je ve snadno čitelném formátu. Například použít Microsoft Excel k zaznamenání čtvrtletních nákladů, vypočítat roční náklady a zajistit, že nepřekročí roční alokace pro školení. Zadejte řádkové položky, popisy, množství a jednotkové sazby a vygenerujte rozpočet, který bude zahrnut do vašeho plánu projektu, aby získal souhlas s výcvikovými a vývojovými programy vaší organizace. Udržujte soubor pro sledování skutečných výdajů a použijte data pro plánování dalších vzdělávacích programů.
