Kancelářská komunikace může být primárně řízena elektronickou poštou a okamžitými zprávami, ale téměř každá kancelář stále přijímá a zpracovává obrovské množství papírování. Podle Agentury pro ochranu životního prostředí USA průměrný kancelářský pracovník každoročně zpracovává přibližně 10 000 listů papíru nebo průměrně zhruba dvě libry papírových a lepenkových výrobků denně. Lepší postupy správy poštovních zásilek mohou značně přispět k zajištění hladkého toku vnitřní a vnější komunikace.
Určete vhodné pracovníky
Dokonce i malé podniky mohou mít prospěch z určení jedné osoby, aby zvládla veškerou příchozí a odchozí poštu, aby se zajistilo, že se na cestě k cílovému místu neztrácí nebo se nezmění nic. Čím větší je organizace, tím více zaměstnanců by mělo být přiděleno k přijímání, shromažďování, distribuci a shromažďování veškeré firemní pošty a balíčků. S tím, že e-mail se stává oblíbenější volbou pro komunikaci a distribuci úředních dokumentů, může manipulace s papírovou poštou být jen součástí popisu zaměstnance v závislosti na objemu pošty, která prochází běžnými korporátními komunikačními kanály. U komerčních dodávek (např. UPS, FedEx nebo DHL) je recepční obecně nejlepší osoba, která přijímá a podepisuje příchozí balíčky kvůli její nejlepší poloze. Obvykle není dobré předávat všechny ostatní povinnosti správy pošty na recepční, nicméně, protože tato odpovědnost by často vyžadovala, aby opustila její stůl bez dozoru po dlouhou dobu.
Vytvořit diagramy rozdělení pošty
Manažeři a zaměstnanci zodpovědní za distribuci pošty by měli spolupracovat na vývoji pokynů - pomocí diagramů, kontrolních seznamů nebo jakéhokoli formátu, který vaše společnost nejvíce vyhovuje - aby všichni zaměstnanci, zejména zaměstnanci, kteří budou dohlížet na distribuci a sběr pošty, budou následovat. Měla by brát v úvahu každý krok sběru pošty: shromažďování pošty v centrálním sběrném středisku (poštovní schránka, poštovní přepravce, firemní pošta, personál pro doručení zásilek nebo konvenční schránku); shromažďování na určitém místě v kanceláři určené výhradně pro třídění pošty; distribuovat buď oddělení nebo individuální poštovní schránky nebo hand-doručování do každé kanceláře; shromažďování odchozí pošty a zajištění toho, aby byla veškerá odchozí pošta řádně vyřízena a otisknuta; a udržování oblasti sběru a třídění pošty čisté a plně zásobované.
Zajistěte potřebné spotřební materiál
Ujistěte se, že poštovní sběrná / distribuční stanice má veškeré dodávky, které musí zaměstnanec vykonávat. Je-li vaše firma dostatečně velká, aby byla distribuce pošty efektivnější pomocí centrálního umístění, vytvořte pro každého oddělení nebo zaměstnance robustní pořadatel pošty / literatury nebo třídič pošty s velkým množstvím drobností a jasně označíte každý z nich. Oddělení budou vyžadovat větší cubbyholes než jednotlivci, takže jim dá dostatek místa.Udržujte dobře zásobenou skříň nebo stůl s páskou a páskou; balící materiál; obálky; vraťte štítky v různých velikostech předtištěných adresou vaší společnosti; e-mailové štítky v různých velikostech předtištěné některými nejčastějšími poštovními destinacemi vaší společnosti; časové a datové razítko; balící stupnice; pera; markery; skladovací koše; a malý ruční vůz nebo doll. Nezapomeňte zahrnout průmyslové rozmetadlo a koše pro recyklaci. Pokud vaše společnost prochází více mailů, než může jedna osoba skartovat nebo recyklovat, zvážíte-li smlouvu s externí společností pro správu dokumentů / recyklační společnost, abyste tuto práci zpracovali pro vás.
Sledujte veškerou příchozí a odchozí poštu
Vytvořte systém správy elektronické pošty pro sledování veškeré příchozí a odchozí pošty. Pokud je vaší firmou jen vy a asistent, můžete tento krok přeskočit, ale pokud dohlížíte na velké oddělení nebo společnost s desítkami zaměstnanců, vytvořte systém, který bude sledovat data přijetí pošty a v případě potřeby za koho. Je zvláště důležité vytvořit tyto systémy, pokud vaše společnost obdrží mnoho citlivých právních dokumentů a balíčků. Položky se ztrácejí dokonce i v malých kancelářích častěji, než byste si mysleli; je nejlepší vyhnout se těmto frustrující situaci vytvořením základní tabulky aplikace Excel, která například ukazuje, kdy byl balíček přijat a kdy byl požadován jeho příjemcem nebo zástupcem.
