Organizovaná a rozvinutá schůzka schůzek zajistí, aby se na daném zasedání vztahovaly všechny důležité předměty. Konstrukční struktura pomáhá řídit směr schůzky tak, aby seskočila z jednoho tématu do druhého, což umožnilo podnikání provádět efektivněji. Začněte svůj plán jednání před schůzkou, abyste mohli před konáním schůzky vytvořit několik návrhů a předat je účastníkům a informovat je, co očekávat.
Zapsat všechna témata, která je třeba pokrýt na schůzce. Začněte co nejširší. Například zapište "Plánování", které může obsahovat několik podtémů. Použijte poznámky z dřívějších schůzek, e-mailů a informací, které máte k dispozici, aby bylo zajištěno, že jste zapsali všechna potřebná témata.
Komunikujte s dalšími plánovateli schůzek nebo účastníky a zeptejte se, zda mají nějaká témata, která potřebují pozornost. Uveďte jim termín pro navrhovaná témata a položky, takže máte čas, abyste provedli jakýkoli následný výzkum nebo korespondenci, v případě potřeby je vložte do obrysu.
Uspořádejte témata. Podívejte se na témata, která mohou být umístěna pod větší téma. Pokud ne, projděte každé obecné téma a rozdělte ho do konkrétních položek agendy. Například agenda jednání o produkci může obsahovat "konflikt na zkoušku" a "datum zapamatování" v tématu "Plánování".
Sestavte své hlavní témata podle pořadí důležitosti. Rozhodněte, která témata by měla být nejdříve uvedena na obrysu podle toho, jak důležitá jsou, kolik času budete potřebovat k diskusi a speciálních úvah, jako například osoba, která tuto část schůzky předkládá, např.
Zadejte hlavní témata ve vertikálním seznamu tučně, větším písmem, přibližně 14 až 16 bodů. Odsazení nebo tabulka jednou a zaškrtněte jednotlivé podtémy přímo pod hlavním tématem. Témata a podtémy můžete číslovat nebo napsat podle svého přání. Zahrnout všechny podrobné body pod každou podtódu.
Odrážku a odsazení těchto položek také, takže sedí pod podtópí, napravo. Většina softwarových programů automaticky odsadí, odrážky a čísla, když stisknete "Enter" a "Tab" na konci hlavního nebo podtématu.
Zadejte všechny potřebné informace o schůzce v horní části dokumentu, včetně názvu a data schůzky, času, umístění, pozvaných nebo očekávaných účastníků a kontaktní informace pro organizátora schůzky, pravděpodobně sami.
Zadejte jméno přednášejícího tématu vedle hlavní nebo podkategorii, pokud je to vhodné. Všimněte si, kolik času dáváte každému tématu. Kontaktujte moderátora a ujistěte se, že jí poskytnete dostatek času.
