Obchodní schůzky vyžadují plánování, organizaci, vedoucí pozici, vedení záznamů a sledování. Jak bude váš projekt pokračovat, bude záviset na rozhodování a krocích, které budou plynout ze společného úsilí, které bylo možné z tohoto setkání dosáhnout.
Položky, které budete potřebovat
-
Denní program
-
Zasedací místnost
Připravte schůzku. Program je zaměřen na všechny otázky, které vyžadují diskusi o rozhodnutích, která jsou nezbytná k podpoře vašeho projektu nebo cílů. Seznamte všechny známé problémy v stručném outline formátu s body odrážky. Po vypracování agendy budete znát problémy a pak budete vědět, kdo se na schůzce musí zúčastnit.
Posílejte hromadné e-maily nebo telefonujte všem osobám, které se na schůzku musí účastnit, a požádejte je o jejich dostupnost s daty a časy v průběhu jednoho týdne, pokud máte několik účastníků. Toto samo o sobě může být náročná výzva vzhledem k obsazenému rozvrhu. Jakmile máte k dispozici všechny, porovnejte rozvrhy dostupného data a času. Plánujte dostatek času na uspořádání schůzky a zašlete upozornění všem účastníkům o datu, času zahájení, času konce a umístění schůzky spolu s kopií agendy.
Při přípravě na schůzku máte kopie programu rozdávat všem účastníkům společně s dokumenty, které budou tématem diskuse. Displeje a prezentace napájecích bodů by měly být připraveny k zobrazení se stojánky a všemi potřebnými projektory, notebooky a obrazovkami. Také by měl být organizátor schůze připraven připravit se na schůzi a držitel záznamu by se měl zúčastnit schůzky, aby si udělal poznámky.
Organizátor / vedoucí schůzky musí tuto diskusi udržet na správné cestě. Diskuse nevyhnutelně povede k tangenciálním problémům a diskusi mimo téma, takže vedoucí musí zajistit, aby se diskuse nakonec vrátila k položkám programu. Vedoucí musí také sledovat čas a udržet diskusi, která teče, aby zasáhla všechny položky programu. Vedoucí by měl poskytnout krátký popis bodů programu pro zahájení diskuze a také klást otázky nebo požádat účastníky, aby získali potřebné informace. Vedoucí by měl uzavřít každou akční položku s osobou odpovědnou za dokončení položky a předpokládaným časovým rozvrhem pro dokončení.
Po dokončení všech položek agendy by měla skupina v případě potřeby naplánovat následnou schůzku nebo naplánovat pravidelné schůzky v dohodnutý den a čas.
Správce záznamu by měl sestavit své poznámky do schůzky minuty uspořádané ve schématech. Návrhy protokolů by pak měly být zaslány účastníkům schůze, aby se pokusily o připomínky, opravy nebo změny. Závěrečné zasedání by mělo být následně rozesláno účastníkům a použito k následným akcím a jako základ pro příští schůzi schůze, je-li to nutné.
