Během auditu může vedení podniku cítit, že nemá dostatek pravomocí v procesu nebo výsledku auditu. Po dokončení auditu oddělení interního auditu, firemních auditorů nebo externích auditorů přebírá podnikové řízení a odpovídá za vypracování odpovědi na zprávu. Odpovědi auditu by měly být konkrétní, včasné a měly by mít k dispozici potřebný rozpočet.
Psaní spolehlivé odpovědi na audit je důležité, protože auditoři a výkonný management budou mít vedení podniku odpovědné za to,
Reagovat na zprávu auditu
Zavázat se k konkrétním opravným prostředkům ke kontrolní slabosti zjištěné auditory a neumožňují prostor pro interpretaci vašich záměrů. Auditoři přezkoumají vaši reakci na audit a určí, zda vyřeší slabé stránky kontroly, které zjistili. Pokud to váš vztah s auditoři dovoluje, oslovte je, jelikož připravujete každou odpověď a získáte zpětnou vazbu. Buďte co nejjasnější ve své odpovědi, protože se auditoři vrátí, aby ověřili, že jste přijali kroky, které jste se zavázali.
Nastavte realistické termíny pro implementaci vašich zlepšení kontroly, jak doporučuje Newyorský státní úřad státního kontrolóra, a buďte velkorysí, aniž byste byli nadměrní. Kontrolní slabiny, zejména ty, které souvisejí s systémy informačních technologií, mohou trvat déle, než se původně plánovaly. Většina oddělení auditu a výkonní obchodní manažeři očekávají, že vylepšíte harmonogram, který jste nastavili. Změny časového rámce by mohly být povoleny, ale budou zamyšleny, pokud do vaší firmy nedojde k drastické změně, která by vyžadovala změnu.
Potvrďte, že máte rozpočet na svém místě nebo jej budete mít k dispozici, abyste provedli změny kontroly, na které se zavázáte, ve vaší reakci na audit. Určete všechny náklady, včetně upgradu zařízení a systémů, procedurálního manuálního přepsání a dalšího počtu zaměstnanců, který bude vyžadován k vyřešení slabosti kontroly. Zvyšte potřebný rozpočet svého manažera a zajistěte, aby byly prostředky přerozděleny z jiných oblastí nebo byly uvolněny nové finanční prostředky, aby bylo možné poskytnout zlepšení ve vašem časovém rámci. Obecně řečeno, výkonné vedení bude chápat potřebu zlepšení kontroly, které doporučují auditoři, a nalezne finanční prostředky na změny. Pokud se zavazujete, že budete kontrolovat zlepšení vaší reakce na audit a nebudete schopni je doručit kvůli nedostatkům v rozpočtu, auditor to nepřijme jako omluvu.
Určete jednotlivce nebo osoby, které budou zodpovědné za provádění změn kontroly. Více osob může být odpovědných, pokud změna zahrnuje více než jedno oddělení, jako jsou operace, technologie a lidské zdroje. Ujistěte se, že jmenovaní jednotlivci mají pravomoc provést změny.
Tipy
-
Nezáleží na tom, jak jste frustrovaní v procesu auditu nebo v jeho výsledku, snažte se, aby vaše interakce s auditory a vaše reakce byly podobné. Vaše profesionální chování bude platit dividendy, pokud budete v budoucnu spolupracovat s auditory.
