Existují chvíle, kdy je potřeba změnit pracovní náplň zaměstnance, nebo když potřebujete pracovníka určitého pracovního úkolu přiřadit konkrétní úkol nebo na určitou dobu, jako je doba dovolené nebo dovolenka jiného zaměstnance. Bez ohledu na okolnosti je komunikace důležitým prvkem přiřazování práce. Komunikace může znamenat rozdíl mezi vynikající výkonností a neúplnou prací.
Určete důvody přiřazování práce vašim zaměstnancům. Proces přiřazení práce se liší při přepracování popisu práce, než při zadávání úkolů pro týmový projekt. Přepracování popisu práce je poměrně snadné, protože máte prázdné plátno, ze kterého můžete začít přiřazovat povinnosti. Například, pokud potřebujete přiřadit práci výkonnému asistentovi, proveďte výzkum o typických povinnostech asistenta vrcholového vedení. Na druhou stranu, pokud váš tým pracuje na konkrétním projektu, zjistěte, které úkoly jsou součástí celkového projektu a zjistěte zaměstnanecké zdroje, které máte k dispozici.
Inventář dovedností, zkušeností a schopností vašich zaměstnanců. Navíc požádejte zaměstnance o jejich předchozí pracovní zkušenosti a profesní zájmy. Podle ženských médií delegování skutečně vyžaduje pozornost na pracovní dovednosti zaměstnanců. Uvádí: "Ujistěte se, že delegujete na někoho, kdo dokáže úspěšně dokončit úkol." To je vaše příležitost motivovat zaměstnance, kteří chtějí prokázat své schopnosti a zlepšit svou hodnotu pro organizaci.
Vytvořte seznam úkolů. Použijte přehled vašich životopisů, aplikací a zaměstnanců, abyste zjistili, kdo má potřebné dovednosti k výkonu práce. Máte-li dva nebo více zaměstnanců, kteří mají stejnou kvalifikaci a mají zájem vykonávat stejnou práci, vytvořte způsob, jak rozdělit odpovědnosti tak, aby jeden zaměstnanec nebyl zvýhodněn nad jiným.Pokud existují jen nepatrné rozdíly v kvalifikaci zaměstnanců, zváží se přiřazení kvalifikovanému zaměstnanci a určení náhradníka v případě, že jeden zaměstnanec sám nemůže dokončit úkol.
Vyvinout komunikační metodu, která vysvětluje přiřazenou práci, potřebné kvalifikace a očekávání. Jedná se o nejdůležitější krok při přiřazování pracovních povinností, proto musí být vaše komunikace jasná a musí se zabývat každým prvkem práce. Očekávané výstupy a očekávání zaměstnání jsou součástí vašich standardů výkonu. Normy výkonu jsou měření, která používáte při hodnocení výkonu. Příkladem standardu výkonu přiřazené práce může být "Použít Microsoft Access pro zadání 100 záznamů o prodeji týdně s nejméně 98 procent přesností." Pomocí tohoto příkladu přidělíte nový úkol, stejně jako stanovení výkonnostního standardu, který bude začleněn do hodnocení výkonu zaměstnance.
Diskutujte o novém nasazení s zaměstnancem. Buďte připraveni zodpovědět otázky týkající se provádění úkolů, lhůt a komu by měl zaměstnanec směřovat k žádosti o dotazy. Je to součást Vaší komunikační metody. Musíte být schopni plně vysvětlit úkol, proč je pro organizaci důležitá, jaké dovednosti jsou nezbytné a jak zaměstnanec těží z nového úkolu. Zaměstnanci, kteří mají zájem o kariérní rozvoj nebo o zlepšování dovedností, se zajímají o to, jak těžit z přijetí nových povinností.
