Koordinace projektu se obecně týká plánování a řízení více úkolů současně. Koordinace je zásadní pro podnik, který se zabývá dvěma nebo více souvisejícími projekty. Projekty se liší podle obchodních cílů, ale mohou zahrnovat uvedení nového produktu nebo rozšíření služeb do nových oblastí. Koordinátor projektu má často různé role a odpovědnosti v závislosti na průmyslu, velikosti firmy a cíl projektu. Například by korporace mohly určit samostatné koordinátory projektů, které by řešily domácí a mezinárodní záležitosti; zatímco malé podniky mohou plnit základní úkoly koordinace projektů do řídící role. Koordinátoři projektu mohou sloužit jako rozhodovací činitelé nebo asistenti k vedení vedoucích pracovníků.
Základy
Rozsah projektu (např. Integrace projektů s různými týmy nebo zvažování alternativních možností) a časový rámec (jak krátkodobý, tak celkový termín) představují základní rysy - zejména proto, že úspěšná koordinace vyžaduje dlouhodobé plánování spojené s bezproblémovou realizací. Pokud například vaše firma zamýšlí otevřít nové místo, musíte přesně předvídat, jak dlouho bude trvat stavbu obchodu, získání potřebných povolení, nákup nábytku nebo vybavení, jakož i pronájem a školení dostatečného počtu zaměstnanců. Takže zpoždění při přijímání zásadních dodávek může ovlivnit celý projekt, například přidáním dodatečných nákladů na projekt.
Zaměstnanci
Chcete-li zachovat efektivitu, zvážíte, zda jste jmenovali jednu osobu nebo skupinu lidí, kteří budou koordinátoři projektu. Koordinátoři projektu musí mít silné schopnosti řešit problémy s cílem předvídat a reagovat na neočekávané zpoždění nebo situace. Dále by měli být schopni komunikovat a vyjednávat s různými typy lidí. Pokud projekt zahrnuje práci s obchodem v Mexiku, koordinátoři by si měli uvědomit, že se obchodní zvyklosti v Mexiku liší od Spojených států. Pokud nemůžete vytvořit samostatnou roli koordinátora projektu, upravte povinnosti koordinátora projektu, abyste mohli sloužit jako pomocný tým. Například asistent projektu mohl naplánovat schůzky, připravit agendy a posoudit pokrok s celkovým cílem podpory efektivnosti projektu.
Software
Zahrnout softwarové programy pro zvýšení efektivity, jako je udržování souborů projektu a správa klíčových informací. Pro některé projekty, tabulky, grafy nebo nástěnné mapy fungují efektivně. Využíváte také programy jako Microsoft Excel nebo Project, nebo dokonce vyvíjet proprietární software. Například byste mohli navrhnout program zaměřený na důležitý aspekt, jako jsou celkové náklady na projekt nebo problémy s řízením kvality. Ujistěte se, že informace o projektu zůstávají snadno přístupné pro klíčové účastníky.
Úvahy
Některé projekty zahrnují osoby z různých organizací nebo podniků, které společně pracují na dosažení podobného cíle. Průběžně analyzovat rizika projektu, např. Pokud člen týmu není schopen získat povolení nebo dodávat zboží včas. Koordinace projektu musí obsahovat pohotovostní plány, které lze v případě potřeby rychle realizovat.
Řízení
Kroky koordinace projektu obvykle zahrnují vytvoření celkového cíle, plánování zásadních úkolů a realizaci a kontrolu projektu. Vytvořte analýzu SWOT (silné, slabé stránky, příležitosti, hrozby) nebo STEP (sociální, technologické, ekonomické a politické) v různých fázích s cílem vyhodnotit průběh projektu.
