Připomenutí dopisy jsou užitečné při kontaktování klientů, kteří možná zapomněli zaplatit účet, a kontaktovat lidi, aby jim připomněli schůzku nebo událost. Pro ty klienty, kteří často používají e-mail, můžete poslat e-mail s připomenutím, což je velmi pohodlný způsob, jak je rychle dostat. Online dopisy vyžadují zvláštní pozornost každé slovo, aby se zajistilo, že váš dopis nebude znít agresivně nebo hrubě a správná gramatika je nutností.
Zkontrolujte správnost informací, které chcete osobě připomenout. Odeslání upozornění na sbírku s nepřesnými informacemi zaměňuje klienta a může se mu zlobit. Připomínky k událostem a událostem by měly obsahovat také přesné informace, které zajistí, že jednotlivci provedou tuto schůzku nebo se na událost zúčastní, až budou požádáni.
Potvrďte, že vaše informace jsou nesprávné nebo klient již zaslal platbu. Prohlášení, které dokazuje, že jste schopni vidět pouze vlastní záznamy a že nemáte žádné další informace, na které se můžete obrátit, může pomáhat osobě, která čte dopis, pochopit váš cíl z vašeho pohledu. Potvrzením toho, že strana, která nedávno zaslala platbu a tato platba se v písmenu nezobrazí, potlačuje rozhořčenou odpověď od přijímajícího dopisu.
Buďte zdvořilí a ošetřete klienta tak, jak byste se chtěl léčit, pokud by vám byl zaslán upomínkový dopis. Omyly, chybné výpočty a polehčující okolnosti se vyskytují v životě každého. Příliš hrubé nebo neuctivé komentáře ve finančním upomínku vám pomohou získat peníze od osoby, jíž dopis zasíláte. Namísto toho si ponechte dopis přesný a diskutujte o specifikách účtu zdvořile - vyhýbejte se hrubým nebo škodlivým poznámkám.
Zahrňte originální fakturační údaje při odesílání upozornění vyžadující platbu. Mnoho zákazníků si bude žádát, aby viděli původní fakturaci, pokud zapomněli, proč je tento účet určen. Chcete-li ušetřit čas, uveďte do klientského dopisu původní fakturaci. Původní fakturační údaje mohou být odkazem na účet klienta online, když posíláte dopis s připomínkami prostřednictvím e-mailu.
Požádejte o odpověď. Požádání o odpověď od klienta může zahrnovat požadavek na úhradu platby, zpětný telefonní hovor, e-mailovou odpověď nebo vyplnění správných kontaktních informací a jejich vrácení k vám. Požádáním o odpověď od klienta, jste zdvořile, jste schopni otevřít klienta až po projednání účtu a získání platby od klienta.
Poskytněte kontaktní informace, které vás osloví. Ujistěte se, že máte všechny kontaktní informace na e-mailu s připomínkami. Fyzická adresa nebo poštovní adresa nemusí být dost; včetně e-mailových, webových, telefonních a faxových čísel, které klientovi poskytnou co nejvíce způsobů, jak se k vám dostat.
