Dokumenty o politice a procedurách společnosti jsou klíčovým faktorem při zachování efektivity, konzistence a jasné komunikace. Některé společnosti se rozhodly vytvořit jednotlivé dokumenty pro různé postupy, zatímco jiné shromažďují všechny zásady a postupy do jedné příručky, kterou představují každému zaměstnanci. Dobře zdokumentované zásady a postupy poskytují výhody zaměstnancům, klientům a společnosti.
Nastavte očekávání
Politiky společnosti často stanovují očekávání ohledně chování zaměstnanců na témata, jako je návštěvnost, včasnost, oblečení, bezpečnostní předpisy a další. Dokumenty o politice a řízení často uvádějí odpovědnost společnosti vůči svým zaměstnancům, včetně příležitostí k zaměstnávání, dovolené a nemoc, rodinné dovolené atd. Zaměstnanecké kontakty a nabídky dopisů mohou odkazovat na podnikovou politiku a procedurální příručku (nebo příručku pro zaměstnance) a uvést, zaměstnanec souhlasí s dodržováním pravidel stanovených v této příručce. Některé společnosti vyžadují od nových zaměstnanců, aby podepsali formulář s uvedením, že obdrželi příručku.
Podporujte efektivitu
Nejúčinnějším způsobem, jak dosáhnout cíle, je konečný základ podnikových procesů. To nemusí být nejjednodušší nebo nejrychlejší způsob, ale je to nejméně pracovně náročný způsob, jak splnit cíl bez obětování kvality, s rizikem nebo s ignorováním jakýchkoli regulačních požadavků. Teoreticky, pokud každý zaměstnanec bude dodržovat stanovený postup pro každý úkol, společnost pokaždé splní všechny cíle co nejefektivněji. Ve skutečnosti nemusí být upřednostňovaný postup vždy možný, tolik procesů ve skutečnosti obsahuje konkrétní politiku, jak s takovou situací zvládnout. Může jít o schválení vyšší úrovně nebo jednoduše další dokumentaci.
Podporujte konzistenci
Konzistence obvykle zvyšuje efektivitu. Když lidé dělají věci stejným způsobem pokaždé, mohou nakonec dokončit proces v kratším čase, což znamená, že mohou dělat více práce ve stejném čase. Konzistence také vytváří důvěru. Konzistentní metody zajišťují klientům, že společnost bude při každé interakci zpracovávat své účty se stejnou péčí a přesností. Konzistence pomáhá zaměstnancům i klientům vědět, co očekávat, když čelí dané situaci.
Zůstaňte legální
Zákony, regulační orgány nebo pojišťovny vyžadují, aby společnosti dokumentovaly a distribuovaly některé procesy a postupy. Například většina států požaduje, aby společnosti měly nastavený proces pro vyřizování nároků na odškodnění pracovníků a aby zajistili, že všichni zaměstnanci budou vědět, jak tento proces funguje. Pojišťovny a regulační agentury, jako je OSHA, vyžadují, aby společnosti podrobněji uváděly bezpečnostní politiky, zejména ve výrobním prostředí. Zahrnutí těchto informací do dokumentu o postupu a postupu umožňuje společnosti splnit požadavky na distribuci.
Komunikovat efektivně
Společnost může mít mnoho zaměstnanců, více míst a / nebo zaměstnanců, kteří pracují na různých směnách. Zaměstnanci opustí společnost a do společnosti se připojí nové zaměstnance. Nejjednodušší způsob, jak sdělit očekávání a procesy všem zaměstnancům, aniž by někdo zmizel, zanechal informace nebo byl nekonzistentní, je psát a distribuovat formální dokument o politice a postupu. Zajistit, aby každý měl přístup ke stejným informacím, pomáhá chránit společnost před neoprávněnými neoprávněnými výpovědi.
