Recepční jsou zpravidla prvními lidmi, které vidíte při vstupu do kanceláře, což z nich dělá důležitou reprezentaci firem, pro které pracují, a dalších odborníků v kanceláři. Pozorování obchodní etikety je důležitou součástí práce recepční, ale různorodé a měnící se názory na to, co představuje dobrou pověst, ztěžují recepčnímu nebo nadřízenému, aby určil vhodné chování.
Význam
Důležitost recepční jako osoby, která přináší první dojem volajícím a návštěvníkům, je obtížné nadsadit. Recepční s chudými způsoby vytváří před schůzkou negativní tón a nezajišťuje důvěru v potenciální klienty. Na druhou stranu recepční, který dodržuje obchodní etiketu, dává silný pocit profesionality a efektivity. To nejen zvyšuje image společnosti vůči cizincům, ale také pomáhá jiným pracovníkům pocit, jako by jejich kancelář byla profesionálním místem pro práci.
Typy
Recepční představují své zaměstnavatele různými způsoby. Přijímání telefonních hovorů a pozdravů návštěvníků jsou dvěma nejčastějšími povinnostmi pro recepční a oba vyžadují správnou etiketu. Zásady společnosti mohou vyžadovat, aby recepční používali předem stanovený telefonní skript při příjmu hovorů a kontaktování různých typů klientů. V ostatních případech mohou recepční využít své vlastní uvážení při zacházení s každou interakcí s odlišnou, přesto vhodnou úrovní formality a odbornosti. Jednotlivci, kteří pracují v kanceláři, někdy předávají recepčnímu další pravidla, např. Kdy a jak se s nimi může kontaktovat recepční.
Výcvik
Zatímco některé úřady vyžadují recepční, aby měli vysokou školu nebo vysokou školu, hodně z recepce etiketa trénink nastane v práci. Recepční mohou začít pracovat v kanceláři s pozicí, která nevyžaduje interakci, jako je úloha pro zadávání dat nebo kancelářský asistent. Pozorování firemních politik a způsobu, jakým se chovají recepční, mohou kvalifikovat nové zaměstnance pro pozici v recepci, která bude mít zkušenosti, které mohou být užitečné při hledání dalších pracovních míst v recepci.
Úvahy
Každý průmysl a kancelář má vlastní pravidla pro recepční etiketu. Některé úřady vyžadují formální způsob oblékání a řeči. Jiní ukládají neformální formu etikety, aby se klienti cítili uvolněně a vítáni. Komunikace mezi novým recepčním a nadřízenými je zásadní, aby každý věděl, co se očekává. Jako recepční, pokud si nejste jisti etiketou pro určitou situaci, zdvořile se omluvte a požádejte nadřízeného nebo vedoucího recepčního, jak byste měli odpovědět.
Tipy
I když každá kancelář je odlišná, recepční mohou stále využívat některé stejné tipy. Multitasking je nezbytný pro dobré pracovní výkony, ale když někdo vstoupí do kanceláře, je důležité, abyste jí plně věnovali pozornost. To znamená, že hovory jsou podrženy nebo je lze rychle dokončit, nastavením papírů a přímým očním kontaktem. Pracovní prostor recepce by měl být zbaven nepořádek, aby projektoval profesionálnější chování a také usnadnil dokončení jednoduchých úkolů, jako je hledání informací a nabídnutí někoho, kdo vyplní formulář. Konečně, když vedou někoho do kanceláře, měl by se recepční vždy ujmout vedení, aby zajistil hostovi, že jeho přítomnost je povolená, a zachránit ho tím, že neví, kam jít.
