Zlepšení procesu je činem rozvíjení obchodních zájmů tím, že upravuje strukturu operací v organizaci, na rozdíl od řešení problémů zvlášť. Namísto toho, aby se podíval pouze na to, co se dělo, zaměstnanci jsou povzbuzováni, aby zkoumali, jak se vytvářejí okolnosti, s přihlédnutím ke všem periferním prvkům ovlivňujícím současné podmínky. Zlepšování procesů odvádí pozornost od zjišťování závad nebo přiřazování viny a směřuje k práci jako tým, aby odstranil zbytečné činnosti a zefektivnil produktivitu.
Výzvy
Jedním z nejsilnějších úkolů při uplatňování této myšlenky na organizační strategii je povzbudit zaměstnance k tomu, aby přijali mentalitu spolupráce namísto konkurence. Nejvyšší představitelé jsou nezbytní při zavádění celopodnikového posunu paradigmatu. To vyžaduje značnou změnu ve způsobu, jakým se podnikání děje v mysli většiny lidí. Důležitost zlepšování procesů je myšlenkou, kterou musíme přijmout a špičkou.
Výběr týmu
Zlepšení procesu začíná tím, že se rozhoduje, co je třeba udělat lépe a stanovit požadovaný výsledek. Dále je třeba zvolit skupinu osob zvláště vhodných pro zamýšlený účel. Často je dokument formálně zaznamenán, který identifikuje autoritu týmu a jaké prostředky mají být poskytnuty při plnění cílů společnosti.
Zjednodušení procesu
Současný způsob provozu je pak znázorněn diagramem, který vytváří detailní obraz všech důležitých událostí, ke kterým dochází od počátku procesu až po jeho dokončení. To umožňuje členům týmu vidět operace z rozšířené perspektivy a eliminovat veškeré nehospodárné činnosti, které mohou bránit produkci. Jsou vybrány určité informace, podle kterých jsou shromážděny údaje, které budou porovnány s pozdějšími údaji o sledování zlepšení. Tým pak určí, zda jsou současné způsoby práce souběžné s požadovanými výsledky a posláním společnosti.
Plan-Do-Check-Act cyklus
Týmové brainstormy identifikují základní příčiny určitých potíží v procesu. Poté vytvoří možný plán zlepšení, a to z těchto důvodů. Po provedení změn pak skupina testuje zlepšení. Porovnáním dříve shromážděných údajů s aktuálními informacemi mohou členové týmu rozpoznat, zda úprava přesunula firmu blíže k požadovaným výsledkům. Je-li úspěšná, musí být stále zjištěno, že změna je praktická. V opačném případě se tým může vrátit do fáze plánování, aby proces zlepšil. Je-li změna proveditelná, skupina může buď pokračovat v novém procesu, dokud nebude nutná další revize, nebo se vrátí do fáze identifikace a zjistí, jak jinak může být metoda vylepšena.
Závěr
Kvalita je produkt nepřetržitého učení. Zaměření na strukturu operace odhaluje, jak každá osoba a oddělení přispívají k udržování daného systému. Účinnost se zvyšuje vedle naší úrovně porozumění. A protože způsoby podnikání se stále rozšiřují, musíme přijmout myšlenky na identifikaci problémů a objevování řešení.
