Zpráva o výkonu je cenným obchodním nástrojem. Umožňuje dokumentovat a sledovat výkony zaměstnanců. Je důležité pečlivě psát tyto zprávy, protože mohou být katalyzátory, které povzbuzují pozitivnější nebo negativní chování zaměstnanců. Dobře napsaná zpráva o výkonu kombinuje informace, analýzu, čestnost a takt.
Centrovat svůj přehled kolem několika pozorování, pro které máte data. Důležité je, aby si zaměstnanci před zápisem sestavy zaznamenali poznámky a vytažení informací z těchto poznámek za účelem sestavení sestavy. Ujistěte se, že pozorování bylo z první ruky a ne slyšení. Příklad prvotřídního pozorování může být poznámka, kterou jste napsali a podali, když jste si všimli, že zaměstnanec přišel o 30 minut pozdě, aby mohl pracovat na určitý den.
Napište o chování, která souvisí s prováděnou činností. Pracovní chování zahrnuje interakci s kolegy, pozornost na detail, kvalitu papírování, celkový postoj a přesnost.
Upravte svou zprávu o chování, o němž se zaměstnanec seznámil slovně. Vaše připomínky by neměly být pro pracovníka úplným překvapením.
Zaměřte se na pozitivní, ale nezapomeňte objektivně vypsat i případné negativní události, pokud je to nutné. Mohl byste napsat něco jako: "Pan Jones udržuje pozitivní vztahy se svými spolupracovníky, pokud je to nutné, aby si mohl dokončit práci, měl nějaké problémy s příchodem do práce včas. 11., 20. a 27. června."
Buďte stručný a specifický. Uveďte příklady konkrétních případů. Nepoužívejte se. Špatným příkladem by to mohlo být něco jako: "Paní Smithová není v práci dobře. Zdá se mi, že je špatná pro danou pozici, nevím, co může mít budoucnost, pokud to nemůže. … "Lepším příkladem by bylo," paní Smithová se jí při několika příležitostech podala dvěma různými spolupracovníky, které se týkaly její urážlivé a neúctivé řeči."
Propojte zprávu o výkonu s předchozími zprávami. Uveďte oblasti, které se mohou zdokonalit, zhoršit nebo zůstat stejné. Můžete například napsat: "Produkční čísla pana Thompsona za poslední čtvrtletí byla o 75 procent nižší než to, co společnost považuje za přijatelnou. Nicméně od jeho posledního hodnocení se jeho produkce drasticky zlepšila a nyní splňuje standardy společnosti."
Komunikujte ocenění za pozitivní oblasti chování. Můžete napsat něco jako: "Pozitivní postoj paní Brownové ovlivňuje ty kolem ní a dělá pracoviště lepší prostředí."
Poskytněte zpětnou vazbu o tom, jak byste chtěli zlepšit slabší oblasti. Propojte zprávu s budoucími cíli. Můžete například napsat: "Pan Hartzog neposkytl své týdenní plány výuky ve čtyřech příležitostech. Během příštího semestru by mu administrátor rád viděl, kdyby každý týden v pátek odhodlal své plány lekcí."
Napište zprávu, když jste v pozitivní mysli. Ujistěte se, že zprávu přezkoumáte nejpozději několik hodin po jejím zapsání, abyste zachytili všechny možné revize, které je třeba provést.
Povzbuďte zaměstnance, aby s vámi o vaší zprávě informovali, jakmile je přijali, pokud si to budou přát. Využijte analýzu jako šanci společně pozitívně spolupracovat na osobním zlepšení, stejně jako zlepšení pro společnost jako celek.
