Cílejte svůj cíl při odesílání stížnosti nebo při požadavku na pomoc zákazníkům. Vyhrajte dopisní bitvu o zákaznických službách tím, že zvládnete svou vlastní frustraci a vytvoříte zdvořilý a ucelený požadavek na nápravu. Napište dopis o zákaznických službách, abyste získali výsledky, a to podle několika jednoduchých pokynů, které velmi podobají tradici mezi novináři.
Kdo?
Adresujte svůj dopis pečlivě. "Ujistěte se, že ji posíláte … ten, kdo na ni může jednat," říká Rosalie Maggio, autor knihy "How to Say It".
Vyzkoušejte příslušné jméno a adresu; nehádat nebo předpokládat. Adresujte svou stížnost společnosti John Smith, řediteli služby zákazníkům společnosti ABC Gadget Corporation, s příslušnou adresou, nikoli pouze oddělením zákaznického servisu.
Zavolejte kanceláři společnosti k informacím, vyhledávejte online zdroje, jako je Hoover's (zdroj níže), nebo zkuste Better Business Bureau, pokud potřebujete další pomoc.
Co, kdy a kdy?
Ve svém dopisu použijte důstojný jazyk. Identifikujte produkt nebo službu, která je předmětem vaší stížnosti. Zadejte podrobnosti jako značka, model, rok, datum dodání nebo datum instalace.
"Při popisu problému je specifické, že se jedná pouze o to, že výrobek" nefunguje ", neposkytuje dostatečné informace. Podrobné shrnutí vaší stížnosti pomůže společnosti vyřešit váš problém," navrhuje webová stránka The RocketLawyer, který poskytuje šablony reklamních dopisů zákazníků.
"Před třemi týdny jsem zakoupil MagnaGadget a začal jsem se setkat s problémy, jakmile jsem je vybalil. Gadgets by nezůstávali na stojanu nebo na rukojeti," dodává mnohem více informací než "Vaše produkty páchají!" Poskytněte společnosti nástroje, které potřebují k řešení stížnosti.
Jak?
Seznamte se s kroky, které jste dosud podnikli, abyste problém vyřešili. Vysvětlete, co jste udělali a jakou odpověď jste dostali.
"Obchod, kde jsem zakoupil tento výrobek, mě odkázal místnímu oddělení služeb zákazníkům v Metro." Pan George Allenby v kanceláři uvedl, že mi nemohli pomoci od té doby, co jsem zakoupil tento set ze slevové prodejny. pověst spolehlivých přístrojů a já jsem velmi zklamaný doposud."
Nabídněte konkrétní a uspokojivé řešení problému. "Věřím, že společnost ABC vyrábí dobrý produkt, což je pro firmu pravděpodobně jen nepatrný problém, ale pro mě to je velký problém. Pokud by ABC nahradil defektní soubor MagnaGadget, byl bych šťastný." Dát společnosti způsob, jak učinit věci v pořádku, ale být rozumné.
Proč?
Postižte příjemce dopisu, jak si přejete zacházet: Důstojnost a pevné dobré chování vám poskytnou lepší výsledek než hrubost a urážlivé chování. Postupujte podle těchto pokynů: "… nezapomeňte být taktný, ale pevný. Pokud máte pocit, že jste byli poškozeni, držte se svých zbraní a nebuďte spokojeni, dokud nebude problém vyřešen," zdůraznila zde Margaret McCarthyová v Letter Writing Snadné. Získejte respekt k příjemci dopisu zdvořilým a rozumným přístupem a budete mnohem pravděpodobnější, že problém vyřešíte k vaší spokojenosti.
Další informace o psaní dopisů
Stížnosti pro zaměstnance; John Bear a Maria Bear, 1999
Shocked, Appalled, and Dismayed: Jak psát dopisy o stížnosti, které získají výsledky; Ellen Phillips, 1998
