Organizační přehled může zahrnovat analýzu vašich obchodních funkcí, struktury zaměstnanců, provozních procesů nebo jejich kombinace. U vlastníků malých podniků může efektivní organizační přezkum zahrnovat zkoumání struktury a výkonu vašich oddělení nebo funkčních oblastí a posouzení zaměstnanců v každé oblasti.
Prozkoumejte funkční strukturu firmy
Chcete-li zahájit organizační přezkum, určit, jaký typ organizační struktury máte. Mnoho malých podniků začíná bytovou strukturou, která se skládá z vlastníka a několika klíčových zaměstnanců, kteří společně pracují na řízení výroby, marketingu, prodeje, finančních a lidských zdrojů společnosti. Neexistují žádní manažeři, přičemž majitel dělá všechna nebo většina důležitých rozhodnutí. Tato struktura nemá vrstvy zaměstnanců, jako jsou ředitelé, manažeři a koordinátoři. Funkční struktura rozděluje vaši organizaci podle úkolů, jako je účetnictví, HR, výroba, marketing a prodej. Společnosti s touto strukturou vytvářejí oddělení se specializovanými manažery a hierarchií zaměstnanců. Kvůli dozoru nad těmito odděleními a jejich manažery mohou podniky vytvářet "C-Suite", který se skládá z manažerského týmu s výkonným ředitelem, výkonným ředitelem a finančním ředitelem. Větší společnosti mají složitější struktury, včetně maticových a divizních organizací, které spravují mnoho zaměstnanců, oddělení, divizí a dokonce i různé společnosti působící pod firemním deštníkem.
Zkontrolujte organizační schéma
Jakmile zjistíte typ organizační struktury, kterou máte, podívejte se na organizační schéma, které je schématem vašich zaměstnanců, které ukazují, kdo pracuje kde, kdo pracuje pro koho a "totemový pól" vašeho podnikání. Porovnejte organizační strukturu s organizační strukturou, abyste zjistili, zda se vaše pozice účinně přizpůsobují různým funkcím, které potřebujete provést. Například: Oznamují vaši prodejci marketingovému manažerovi nebo naopak a jaké výhody / problémy to vytváří? Spravuje váš správce výroby vašeho distributora nebo pracuje nezávisle?
Analyzovat procesy a postupy
Nyní, když jste prozkoumali své funkční oblasti a zaměstnance v nich, posoudte procesy a postupy, které vaše firma používá k tomu, aby výrobky a služby od konceptu k dodání.Zkoumejte nejen procesy, které každé oddělení používá k výkonu své práce, ale také interakce mezi odděleními. Například máte bezproblémový systém pro prodejce zadávat objednávky, vaše účetní oddělení pak provádí úvěrové kontroly a schvaluje nové zákazníky, vaše skladovací náplně a přepravní příkazy a vaše účetní oddělení zasílá faktury?
Zkontrolujte finanční údaje
Pokud nemáte hlavní rozpočet, vytvořte jeden tak, abyste určili dopad vašich operací na spodní čáru. Hlavní rozpočet je finančním nástrojem, který integruje váš roční rozpočet, hlavní knihu, výkazy peněžních toků, výkazy zisku a ztráty, rozvahu a výkazy o pohledávkách. Seznamte se s hlavními výdajovými oblastmi, jako jsou práce, materiály, správa nebo marketing. Zjistěte, zda je můžete snížit pomocí zlepšené organizační struktury nebo reorganizace zaměstnanců nebo lepšími procesy a postupy. Umístěte své zdroje příjmů a ziskové střediska a zjistěte, zda změny organizační nebo personální mohou zlepšit vaši výkonnost v těchto oblastech.
Proveďte doporučení
Poté, co jste analyzovali svou obchodní strukturu, organizační diagram, procesy a postupy, seznamte oblasti pro zlepšení a podněty. Seznamte se s každým vedoucím oddělení individuálně a zkontrolujte své zjištění. Pomocí zpětné vazby manažerů zorganizujte skupinové setkání manažerů, abyste diskutovali o svých zjištěních a požádali o jejich vstup. Řekněte jim, jaké jsou vaše cíle, například snížení režijních nebo výrobních nákladů, snižování odpadu, zvýšení prodejů nebo zkrácení doby přepravy, výnosů nebo reklamací. Pro vytvoření závěrečné zprávy a doporučení použijte zpětnou vazbu týmu.
