Zprávy o převzetí jsou základním nástrojem, který odstupující zaměstnanec využívá k informování o novém zaměstnání v minulosti a co je třeba, aby zajistil bezproblémový přechod zaměstnance. Tento typ přehledu lze použít několika různými způsoby. Mohlo by obsahovat informace pro jednoduchou změnu směny nebo pro stálého nahrazujícího zaměstnance. Zpráva by měla obsahovat všechny základní informace, které osoba, která vás převezme, bude muset vědět, aby zajistila, že po opuštění pozice nebudete mít zbytečné a nepředvídatelné problémy.
Příprava zprávy o převzetí zaměstnance
Než začnete sestavovat předávací poznámku, vytvořte seznam všech informací, které příchozí zaměstnanec bude muset vědět. Zvažte, co děláte denně, stejně jako věci, které děláte týdenně, měsíčně nebo ročně. Zahrnout informace jiné než vaše základní povinnosti a povinnosti, jako jsou důležité kontakty, protokol, řetězec příkazů, hesla, klíče, důležitá data, vzdělávací programy a další informace týkající se práce.
Přemýšlejte o termínech a prioritách
Pokud máte pocit, že váš seznam je dokončen, začněte rozbít seznam podle priorit, frekvence, typu informací a pořadí. Seznamte se s aktuálními projekty, o datech a časech, kdy začali, o tom, jak by měly postupovat, ao předpokládaném termínu nebo čase dokončení. Přicházející zaměstnanec musí vědět, které úkoly budou potřebovat po předání.
Začněte s klíčovými cíli
Začněte psaním shrnutí cílů pro pozici - vaše a společnost - tak, aby Vaše náhradní osoba věděla, kde by měla začít. To, co následuje, závisí na účelu zprávy. Pokud například změníte změnu předávání změn změny, začnete s tím, co bylo zahájeno na vašem posunu a musí být dokončeno dalším. Také si všimněte dokončených úkolů, takže příchozí posun není duplicitní, co jste udělali. Pro nového stálého zaměstnance napište seznam krátkodobých i dlouhodobých projektů, které právě pracujete, stejně jako významné projekty, které jste v minulosti dokončili. Zahrnout všechny termíny a termíny, které musí nová osoba vědět.
Přidejte tipy a zdroje
Také je užitečné zahrnout tipy k úspěšnému dokončení úkolů. Můžete například vytvořit podrobný adresář o umístění dokumentů specifických pro danou práci a položky pro výměnu, kromě informací o kontaktech pro osoby, které se týkají dané práce. Pokud je to možné, zahrnout způsoby, jak zlepšit produktivitu a výkonnost práce. To vám dává náhradní nástroje, abyste mohli pokračovat v tom, co jste začali bez přerušení toku procesu a zvyšuje pravděpodobnost úspěšného výsledku.
Použijte šablonu
Chcete-li zjednodušit proces sestavování zprávy o předání zaměstnance, vytvořte svůj přehled pomocí kancelářského počítačového programu. Použijte existující šablonu sestavy předání nebo vytvořte vlastní na základě položek specifických pro zadání úkolu "šablona převzetí zprávy" do vyhledávače by měla vrátit spoustu příkladů. A nezapomeňte před přezkoumáním zprávy o předání před opuštěním vaší pozice zajistit, aby všechny relevantní informace byly k dispozici novému zaměstnanci.
