Bez ohledu na to, jak se jim snažíte vyhnout, budou mezi zaměstnanci, manažery a klienty vystupovat bariéry komunikace. Selhání komunikace může způsobit zbytečné zpoždění, frustraci a potenciálně ztracené podnikání. Dobrou zprávou je, že existují způsoby, jak překonat komunikační bariéry, aby vaše podnikání probíhalo hladce.
Co jsou komunikační bariéry v podnikání?
Komunikační bariéry lze nalézt všude v podnikání, od vrcholu až po střední management až po vnější vztahy. Rozdíly v komunikaci se objevují organizačně, například když jsou členové týmu izolováni, nebo jednotlivě, když osoba nesprávně interpretuje nebo ignoruje to, co jiný říká. Mohou vzniknout z přílišného rozptýlení v práci nebo nedostatečné jasnosti o projektu. Několik příkladů společných překážek komunikace, které můžete vidět ve vaší firmě, jsou:
- Rozptýlení. Pokud nejste přítomni v konverzaci, pravděpodobně by to mělo za následek špatnou komunikaci. Ať už z několika přerušení, multitasking nebo spěchání na další schůzku, je rozptýlení je překážkou komunikace, která může způsobit mnoho problémů. Je také taková, kterou lze snadno napravit, pokud se naučíte soustředit a být přítomen v tomto okamžiku.
- Špatná správa. Když se zaměstnanci svým manažerům nelíbí nebo necítí, že jim otevřeně mluví, komunikační kanály se rychle zastavily. Manažeři, kteří neposkytují zpětnou vazbu, neposlouchají problémy, nemohou otevřeně mluvit o relevantních podnikových aktivitách nebo nebudou klást otázky svých zaměstnanců vytvářet bariéry komunikace, které nemusí existovat.
- Nedostatek konverzace. Samozřejmě, nejlepší způsob komunikace je mít rozhovor. V těchto dnech jsou však lidé pravděpodobněji textově nebo e-mailem, když mají problém diskutovat. Tento typ jednostranné konverze často vede k zbytečným nedorozuměním a frustraci a může to být ztrátou času. Problém, který lze řešit v přímém, 15minutovém osobním rozhovoru, se stává denní úzkostnou výzvou vyvolávající výměnu slov, která nemá žádné rozlišení.
- Fyzické bariéry. Když se management izoluje na jiném patře budovy od ostatních pracovníků nebo pracovní týmy jsou přiděleny do samostatných kanceláří, vytvářejí se fyzické bariéry, které vedou ke špatné komunikaci.
- Osobnostní rozdíly. Je pravděpodobné, že máte kolem vašeho podnikání několik osobností. Existuje také dobrá šance, že někteří z těchto osobností prostě nemají oka a mají různé komunikační styly, což vede k nedorozuměním, stereotypům a mlčení.
- Nedostatek jasnosti. Při jednání se zúčastněnými stranami, klienty a zaměstnanci je důležité mít jasnou politiku společnosti. Nedělá to často způsobuje zmatek a frustraci, která vede k tomu, že lidé nechtějí obchodovat s vámi.
Pokud budete mít nějaký čas na to, abyste zjistili, že vaše pracoviště se dozví, jak lidé komunikují, pravděpodobně najdete tyto a další běžné příklady komunikačních bariér. Některé mohou být vyřešeny rychleji než jiné, ale všechny vyžadují od vašeho týmu dobrou účast a dobré komunikační schopnosti.
Příklady komunikačních bariér
Ne všechny překážky komunikace jsou zřejmé. Může se vám zdát, že jste konverzující a produktivní, ale až později si neuvědomujete, že se nic skutečně nedosáhlo. Zde je návod, jak může být setkání týmu s manažerem proplněno komunikačními bariérami:
Tým se sejde v 10:00 s manažerem, aby přešel na nadcházející síťovou akci. Členové týmu dorazí rychle, ale manažer pořádá telefonický rozhovor. Každý, kdo se neohroženě sedí v místnosti, neví, kdy skončí konverzace a kdy se schůzka skutečně zahájí.
O deset minut později se manažer zaměřuje na lidi v místnosti a požádá o pořad jednání. Nikdo nemá, takže se někdo rychle snaží psát. Během toho se manažer dostává do rozpaků dalším telefonním hovorem, který vyžaduje, aby opustil kancelář během 15 minut, aby se setkal s někým jiným. To má za následek rychlé setkání, kdy se lidé nebudou zeptat na hodně otázek, protože chtějí pokrýt co nejvíce materiálů v omezeném časovém limitu.
Jakmile skončí schůzka a všichni se vrátí do svých kanceláří, může si uvědomit několik věcí: Nezahrnovali některé důležité body, které je třeba projednat, cítili, že se manažer ponáhl a ignoroval, zatímco se pokoušel diskutovat o tom, co pokryli a oni nejsou dále v jejich plánování pro nadcházející síťové události, než byli před schůzí. Bariéry komunikace vedly k ztrátě času a nedostatečné produktivitě pro všechny zúčastněné strany.
Další překážky komunikace jsou neopodstatněné, stejně jako člen týmu, který vám chybí termín zadání, aniž by vám dal důvod, nebo manažera, který vyladí a hraje s telefonem pokaždé, když se pokusíte o rozhovor. Může to být organizační byrokracie, která zabraňuje tomu, aby se nové myšlenky skutečně staly skutečností, nebo nedostatek komunikace uvnitř úřadu mezi pracovníky různých úrovní v podnikání.
Problémy s externími komunikacemi
Pokud jste v podnikání, které slouží zákazníkům, jsou externí komunikace stejně důležité. Pokud například nezjistíte jasně, jak dlouho jsou prodejní ceny platné, můžete skončit s nepřátelskými zákazníky, kteří trvají na tom, že zaplatí jen to, o čem je prodejní cena o měsíc později. Pokud poskytujíte informace o zákaznících na vašem webu, ale nemáte přímý způsob, jak se obrátit na oddělení služeb zákazníkům, můžete na své stránky sociálních médií skončit s veřejnými stížnostmi namísto jedné stížnosti, s níž bylo možné rychle a soukromě zpracovat.
Bez ohledu na to, zda jsou bariéry komunikace zřejmé nebo jemné, nic nepomáhají tomu, aby podnik uspěl. Ve skutečnosti mohou způsobit mnohem více problémů, než předpokládáte.
Pokles komunikačních překážek
Možná si myslíte, že nemusíte trávit čas pracovat na komunikaci ve vaší firmě, ale existuje mnoho důsledků ignorování komunikačních problémů. Bariéry komunikace vedou k frustrovaným zaměstnancům a klientům, kteří nemají pocit, že jsou slyšeni. Když se tak stane, zaměstnanci se stanou méně motivovanými, což vede k nedostatku produktivity, kreativity a inovací. Neúspěšná komunikace s klienty a zákazníky může dokonce vést ke ztrátě obchodu.
Pokud zaměstnanci necítí, že to, co říkají, má nebo má nějaký dopad, mohou přestat mluvit úplně a nekomunikovat, když se něco nestane nebo kdy bude chybět termín. To vede k neefektivnosti, chybám a podnikové kultuře, která podporuje namísto týmové práce izolaci.
Když lidé nemají pocit, že mají otevřené kanály pro komunikaci, mnozí z nich se vypínají a prostě procházejí pohyby v práci. To pravděpodobně není to, co byste chtěli ve vaší společnosti dělat, a proto je nutné upřednostnit dobrou komunikaci mezi vašimi zaměstnanci a externě s klienty, dodavateli a zákazníky.
Jak překonat komunikační bariéry
Nejlepším způsobem, jak překonat komunikační bariéry, je předcházet jim. To se provádí nastavením jasně definované zásady pro vaši firmu, která podporuje komunikaci. Může to být stejně jednoduché jako nastavení krátké ranní schůzky k řešení otázek a projektů nebo složitější hierarchie, která určuje koho mluvit, když nastane problém. Tímto způsobem každý ví, že má šanci být slyšet.
Tato komunikační politika by měla být napsána a přezkoumána se všemi novými nájemci, stejně jako pravidelně kontrolována a aktualizována tak, aby odrážela současné technologie a postupy společnosti. V případě potřeby může být užitečné školení v oblasti komunikačních dovedností a specifických komunikačních zásad, zejména pro ty, kteří nejsou nejlepšími komunikátory.
Dokonce i když lidé vědí, že mají slyšitelnou pobočku, je pro zaměstnance stále důležité, aby se aktivně podíleli na zlepšování komunikace v celé společnosti. Vyzvěte své zaměstnance, aby:
- Hovořte osobně. Pokud je to možné, konverzujte osobně. Tím není zmatek o tónu nebo významu. Pokud existuje, může být okamžitě řešena, eliminovat frustrace a špatné komunikace. Povzbuďte pracovníky, aby vyzvedli telefon a promluvili, pokud se nemohou osobně setkat, zvláště pokud je problém složitější. Používejte pouze e-maily a text, pokud jde o poslední možnost, nebo na rychlou otázku.
- Omezte rozptýlení. Konverzace vyžadují mluvit i poslouchat. Ujistěte se, že jste opravdu poslouchali omezením přerušení, položením telefonu a zaměřením na to, co říká druhá osoba. To pomůže překonat komunikační bariéry a přiměje druhou osobu, aby se cítila slyšena a ceněna. Rozptýlení by mělo být omezeno, ať už osobně nebo telefonicky.
- Mají zásady otevřených dveří. Povzbuďte politiku otevřených dveří, aby lidé věděli, že mohou kdykoli mluvit s manažery nebo jinými týmy. Tato zásada by se měla vztahovat na zúčastněné strany a klienty, kteří by měli pocit, že se mohou kdykoli dostat do příslušné osoby ve vaší společnosti, kdykoli mají problém nebo obavy.
- Vytvořte společenské příležitosti. Lidé mají větší pravděpodobnost, že budou spolupracovat s lidmi, které zná. Vytváření společenských příležitostí ve vaší společnosti a vytváření sítí pro externí klienty mohou lidem pomoci navzájem se poznat a otevřít komunikační linky. Jakmile se lidé setkávají a mají rozhovor, budou se pravděpodobně v budoucnu cítit pohodlněji.
- Udržujte to jednoduché. Další obyčejná bariéra komunikace se snaží udělat dobrý dojem. Buď sám sebou. Vytraťte žargon nebo formální slovní zásobu výměnou za osobní příběhy a jasný a stručný jazyk. Buďte přátelští, teplý a originální. Je-li to profesionální vztah, udržujte své hranice, zatímco stále zůstáváte citliví na problém.
- Buďte ujištěni. Je důležité uznat zkušenosti ostatních lidí a odpovídajícím způsobem reagovat. Sledujte jazyk a emoce těla a poslouchejte slova, která se vyměňují. Respektujte informace, které obdržíte, a jakékoliv pocity, které vznikají. Ptejte se, buďte pozitivní a poskytněte užitečnou a podpůrnou zpětnou vazbu.
- Zvažte kulturu. Buďte si vědomi výrazů, gest a náboženských a politických přesvědčení spojených s různými kulturami, jak budete konverzovat, aby vaše poselství nebylo nesprávně interpretováno. Je také důležité zkontrolovat jakékoliv zobecnění a stereotypy o kulturních skupinách předtím, než skočíte k závěrům. Jak lidé myslí, reagují a vidí, že se svět může v důsledku kultury lišit.
- Upřednostněte. Zaměřte se pouze na informace, které chcete zprostředkovat, namísto toho, abyste provedli výpis informací. Příliš mnoho informací najednou může vést k tomu, že posluchač je ohromen, což vede k nečinnosti. Předkládáním pouze relevantních informací jasně sdělíte, co je důležité a co příjemce musí udělat.
- Upravte si jazyk těla. Komunikace nejen pochází ze slov. Také pochází z vašeho těla. Jak sedíte a pohybujete, když někdo s někým rozhovor často říká mnohem víc, než slova vůbec. Provádění kontaktů s očima a používání vhodných neverbálních gest jde dlouhou cestou. Vyhýbejte se tomu, abyste se rozčilovali, stresovali nebo rozptýleli, aby někdo nechtěl s vámi mluvit.
S některými jasně definovanými zásadami, školením a praxí můžete zabránit tomu, aby komunikační bariéry zpomalily vaše podnikání, což zvýší efektivitu.
