Písmena jsou nejlepší způsob, jak zajistit, aby zaměstnanci nebo zákazníci byli informováni o změně politiky. Lidé mají tendenci ignorovat známky a e-maily, protože jsou bombardováni s tolika reklamami a e-mailovými zprávami každý den. Dopisy jsou naopak obtížnější ignorovat, protože jsou spojeny s formalitou a důležitými zprávami. Písmena oznámení jsou jednoduchá a velmi účinná.
Vložte hlavičkový papír společnosti do tiskárny. Většina společností má zásady, že oficiální komunikace musí být na hlavičkovém papíře, protože pomáhá předávat myšlenku konzistence a autority.
Otevřete dopis zadáním data. Pokud se jedná o písmeno jednotlivce, zadejte jméno a adresu příjemce. Pokud bude dopis součástí hromadného odesílání podobných poznámek, nezadávejte název nebo použijte funkci hromadné korespondence v programu pro zpracování textu pro vkládání jmen.
Začněte písmenem zadáním "Vážený pane / Ms. (Jméno)" následovaným dvojtečkou nebo pro obecnější zásilku "Vážení zákazníci" nebo podobná radost.
Začněte dopis krátkým vysvětlením situace. Pokud píšete, že dáváte špatné zprávy, jako v oznámení o splatných knihách nebo v účetní závěrce, vysvětlete, proč byl účet a jak pozdě je. Pokud píšete upozornění zákazníků na změnu zásad, vysvětlete problém, který vyvolal potřebu změny zásad.
Vysvětlete vysvětlení jasně a stručně, aby příjemce neobdržel zprávu. Uveďte příslušné data, kdy bude tato zásada účinná.
Uveďte informace o akcích, jako jsou lhůty nebo postupy, které by příjemce příjemce měl následovat. Poskytněte své kontaktní informace v případě, že mají dotazy.
Zavřete dopis poděkováním zaměstnanci nebo zákazníkovi za jeho pozornost a zadejte své jméno. Zadejte místo nad vaším jménem.
Tipy
-
Udržujte dopis stručný a ve skutečnosti. Pokud se omlouváte příliš mnoho zákazníků nebo zaměstnanců, může to interpretovat jako znamení, že mohou argumentovat s upozorněním nebo změnou zásad.
