Ve srovnání s faxováním je emailování pohodlnějším způsobem získávání informací z jednoho místa do druhého.Ale neměli byste postupně vyřadit fax jako nezbytný kancelářský nástroj. Jistě, tam je příležitostný zaseknutý stroj, zaneprázdněný signál a chybějící stránka, ale faxové přístroje stojí za to používat a mají výhody: mohou být posílány větší dokumenty, někteří lidé je považují za profesionálnější formu obchodní komunikace a podepsané podpisy na faxech jsou legitimní.
Napište jméno příjemce a odesílatele faxu do sekce To a From úvodního listu faxu.
Napište telefonní a faxová čísla do příslušného faxového a telefonního čísla. pole. To je užitečné v případě, že příjemce musí volat nebo faxovat zpět.
Vložte celkový počet stránek, které jsou součástí faxu, včetně krycího listu v součtu č. stran nebo č. části krycího listu. To informuje příjemce o tom, kolik stránek by mělo fax očekávat.
Napište jedno až tři slova, která popisují účel faxu v části RE na titulním listu. Pokud je to vhodné, uveďte referenční číslo.
Vyplňte příslušné políčko nebo kruh odpovídajícím popisem slova, který označuje naléhavost faxu nebo požadavek vaší reakce od příjemce.
Většina faxů obsahuje deskriptory odpovědí, jako například: Pro kontrolu (nevyžaduje se žádná akce), uveďte komentář (požadavek na odpověď), Urgentní (okamžitě), Důvěrné (pouze u některých očí) nebo Odpovězte prosím.
Zadejte další poznámky nebo pokyny, které chcete, aby si příjemce přečetl nebo si je uvědomil, v prázdné části (poznámky) na krycím listu faxu.
Vložte datum odeslání faxu v horní části listu po přezkoumání faxu a ujistěte se, že jsou všechny příslušné části krycího listu dokončeny.
Tipy
-
Jasně a čitelně tiskněte, aby se ujistil, že obálka je čitelná.
Použijte modrý nebo černý inkoust v případě naskenování nebo kopírování krycího listu.
Varování
Vyhněte se odesílání důvěrných informací faxem. Neexistuje způsob, jak vědět, kdo je na druhém konci.
