Dnešní podniky mají štěstí, že mají k dispozici mnoho nástrojů, které pomohou usnadnit efektivní komunikaci. Od aplikací pro zasílání zpráv až po videohovory a platformy online týmové spolupráce neexistuje nedostatek způsobů komunikace s kolegy, zákazníky, partnery a zúčastněnými stranami. I když existuje několik různých komunikačních systémů, které mohou podniky začlenit do svých každodenních procesů, jsou stále požadovány vlastnosti efektivní komunikace bez ohledu na to, která platforma se používá.
Pečlivě poslouchejte konverzace
Poslech je klíčovým prvkem potřebným pro efektivní komunikaci. V podnikání je důležité procvičovat aktivní naslouchání, což znamená úsilí slyšet a pochopit to, co vám někdo říká. Pokud s vámi spolupracuje se svým kolegou o problému se zákazníkem, je důležité porozumět jeho podrobnostem dříve, než skočíte s řešením.
Lidé nemají rádi rozhovor s někým, kdo si neužívá čas, aby naslouchali tomu, co mají říkat. Chcete-li ukázat svému kolegovi, že se aktivně seznamujete, můžete opakovat nebo přeformulovat části své konverzace, abyste dokázali, že si u zákazníka rozumíte situaci. Požádáním o otázky k objasnění podrobností je také způsob, jak aktivně poslouchat a získat komplexní znalosti o velkém obrázku.
Znát své publikum
Úprava zprávy založené na publiku je kritériem pro efektivní komunikaci. To, co musíte říci jedné osobě, nebude mít za pravdu jiný na základě své role v organizaci a její znalosti daného tématu. Chcete-li efektivně dostat vaše poselství, musíte změnit svůj jazyk, tón a médium tak, aby to bylo správné pro vaše publikum.
Například způsob, jakým mluvíte s výkonným ředitelem ve vaší organizaci, se může lišit od způsobu, jakým mluvíte s vrstevníkem, i když obsah vaší zprávy je stejný. Někteří lidé používají formální jazyk s nadřízenými při používání neformálního obchodního jazyka s kolegy. Kultura vaší společnosti ovlivní také způsob komunikace s interními a externími zúčastněnými stranami.
Buďte stručný, kompletní a správný
Poskytování přehledné komunikace napomáhá vyhnout se opakování a frustraci. Odstraněním nepotřebných detailů z komunikace můžete snížit šance na nedorozumění. V těchto dnech pozornost lidí je krátká, takže dostání zprávy do deseti minut je účinnější než trvat 30 minut. Například pokud se setkáváte se zákazníkem o prodejní příležitosti, ukažte mu, že respektujete svůj čas tím, že udržíte svou prezentaci co nejpříjemnější.
I když efektivní komunikace je krátká a stručná, musí být dokončena. To znamená, že zpráva musí obsahovat všechny relevantní skutečnosti a měla by být organizována logicky, takže je snadné ji sledovat. Na základě toho, s kým mluvíte, můžete převzít určité aspekty svých znalostí a zároveň poskytnout podrobnosti, které nemusí znát. Poskytování plného významu zprávy je klíčem k efektivní komunikaci. Například pokud pracujete s novým obchodním partnerem a diskutujete o nákupu spotřebních materiálů od nich, je nezbytné poskytnout jim všechny specifikace materiálů, které potřebujete. Bez poskytnutí cenných informací dodavatel nemusí být schopen dodat správné součásti, což by mohlo způsobit frustraci, zpoždění a špatné vztahy.
Poskytování skutečností tak, jak jsou bez toho, aby je nadhodnocovalo, je jednou z kvalit dobrých komunikačních dovedností a zabraňuje nejednoznačnosti a zmatkům. Pokud máte záležitost se stížností, kterou má zákazník se zaměstnancem, musíte obdržet zpětnou vazbu od obou stran, abyste tento problém pochopili.
Zapojte zpětnou vazbu do zprávy
Efektivní komunikace znamená poskytnutí a přijímání včasné zpětné vazby. Zpětná vazba vám pomůže ukázat vám i osobě, s níž komunikujete, zda zpráva byla přesně odeslána a přijata. Je-li zpětná vazba úplně nepodložená, může to znamenat, že jste efektivně nekomunikovali nebo že přijímač plně nerozuměl vašemu významu.
V podnikovém prostředí je zpětná vazba důležitá při práci v týmu. Například pokud jste v manažerské pozici, budete muset svým zaměstnancům poskytnout konstruktivní zpětnou vazbu ohledně výkonu, jejich role a komunikačních dovedností se zákazníky. Zpětná vazba také zahrnuje chválu, který může posílit morálku společnosti a zvýšit kamarádství.
Vedle poskytování zpětné vazby vyžaduje efektivní komunikace také přijímání. Konstruktivní zpětná vazba je užitečná pro zlepšení vašeho výkonu v práci. Pokud jste pověřeni přednesením projevu během celosvětové schůzky, ujistěte se, že jste po projevu požádali klíčové členy vašich zaměstnanců o zpětnou vazbu. Jejich zpětná vazba vám řekne, zda váš projev byl účinný při získávání vašeho poselství, a ukáže vám, zda vaši zaměstnanci pochopili hlavní body, které jste chtěli komunikovat. Jejich zpětná vazba vám také ukáže oblasti, kde potřebujete zlepšit své komunikační dovednosti. Například, pokud by kritika byla příliš dlouhá, víte, že příště můžete pracovat na tom, abyste byli ve vaší komunikaci shrnutější.
Ukažte si respekt prostřednictvím vaší konverzace
Být úctou k lidem, s nimiž komunikujete, je důležitým kritériem pro efektivní komunikaci. Lidé jsou více motivovaní, aby se s vámi spojili, pokud projevujete úctu k nim a jejich představám. Například pokud se poprvé setkáte s vyhlídkou, můžete si uvědomit respekt tím, že je oslovíte pomocí jejich jména, což jim umožňuje ocenit. Věnujte čas číst o jejich podnikání a oslovovat je ve vaší konverzaci je dlouhá cesta, jak ukázat vyhlídku, kterou si je vážíte.
Pokud mluvíte s obchodním partnerem po telefonu, ukažte si váš respekt tím, že se soustředíte na rozhovor. Namísto kontroly e-mailu nebo procházení webu, když mluvíte po telefonu, zůstat s ním v telefonním hovoru ohleduplným úkolem.
Při komunikaci přes e-mail s kolegy, věnujte další pár minut k opravě vašeho vzkazu, takže je bez typos a pravopisné nebo gramatické chyby. Ukažte si respekt tím, že si budete pečlivě postavit svou zprávu.
Nezapomeňte na neformální komunikaci
Slova, která používáme pro komunikaci, tvoří méně než 10 procent zprávy, kterou předáváme. To znamená, že nonverbální signály jsou rozhodující pro efektivní komunikaci. Tón vašeho hlasu ukazuje, jakým způsobem máte pocit, když komunikujete. Pokud chcete být přátelští, ujistěte se, že váš tón je přátelský.
Vaše ruka gesta, váš postoj a váš jazyk těla pomáhá sdělit význam vašich slov. Při překročení vašich zbraní signalizujete, že jste defenzivní nebo jste zavřeli, zatímco oka ukazuje, že máte zájem o spojení.
Věnujte pozornost neverbálním signálům, které komunikuje osoba, s níž mluvíte. Jejich držení těla, tón a jazyk těla vám ukáží, jak se cítí o tom, co říkáte, a pomůže vám řídit způsob komunikace s nimi.
Požadavky na dobrý komunikační systém
Dobrý komunikační systém vyžaduje, abyste zvolili správný komunikační systém pro danou úlohu. S tolika dostupnými možnostmi, jako je telefon, zasílání zpráv, e-mail a osobně, musíte vybrat médium, které nejlépe vyhovuje tématu konverzace. Například byste svůj šéf neměli vyřadit z pozice nebo požádat o zvýšení. Tyhle důležité rozhovory by se měly konat osobně. Stejně tak nepotřebujete osobní setkání pro drobné obchodní záležitosti, které lze sdělit prostřednictvím e-mailu, abyste šetřili čas a prostředky.
