Pro většinu lidí je zklamání součástí života. Pocit je tak běžný, že mnozí lidé politují emoce bez stížnosti a pomalu přivádějí rostoucí lítost nelibosti. Mohli by se ospravedlnit pro stranu, která se dopustila trestného činu, a říkat si, že "dělají to nejlepší, co mohou." To může být pravda, ale trochu konstruktivní kritiky nikdy nikomu neublíží. Podniky a další subjekty, které obdrží dopisy zklamání, si brzy uvědomí, že je v jejich nejlepším zájmu uvolnit prostor pro zlepšení. Jak se říká: "Zkapávací kolo získá mastnotu."
Uspořádat své skutečnosti. Osoba nebo společnost, ve které píšete písmeno zklamání, nemůže zlepšit své obchodní nebo osobní praktiky, pokud vám jasně nevysvětlíte, jak se vám nepodařilo. Než zapíšete dopis, seznam seznamů případů, kdy jste se cítili zklamáni a chronologicky uspořádali. Pokud máte oficiální dokumentaci z jiných zdrojů, měli byste mít i ty, které vám pomohou předtím, než začnete s dopisem.
Vypsat své stížnosti. Jasně vysvětlete, jaké byly vaše očekávání a jak nebyly splněny. Pokud je to nutné, použijte dokumentaci z jiných zdrojů.
Vysvětlete, jak se vám stěžují. Pokud napíšete např. Firmu rychlého občerstvení o opakovaně hrubém zákaznickém servisu, vysvětlete, že máte pocit, jako by vaše peníze a patronát nebyly v rámci své organizace oceněny.
Být milý.Nezapomeňte, že cílem vašeho dopisu je pomoci člověku nebo organizaci zlepšit a ne zhoršit. Jednoduše poukazujete na způsoby, ve kterých máte pocit, že by mohli lépe fungovat. Při psaní dopisu zklamání společnosti, nezapomeňte, že osoba, která čte dopis, pravděpodobně nebude osobou, s níž máte stížnost. Nebuďte hrubý nebo nepříjemný; zachovat tón druhu dopisu, nebo přinejmenším profesionální.
Udělat návrhy na zlepšení. Nyní, když jste poukázali na tento problém, pomozte jim tím, že je nasměrujete k řešení.
Prezentujte své požadavky. Pokud máte pocit, že si zasloužíte restituci za své zkušenosti, je to místo, ze kterého se zeptáte, zklamání. Ať už požadujete přímou refundaci nebo slevou nebo bezplatnou službu v budoucnosti, uveďte, že splnění vašich požadavků bude znamenat dlouhou cestu k tomu, abyste vás jako zákazníka udrželi.
Zadejte písmeno. Profesní prezentace vašeho zklamání umožní příjemci vědět, že jste vážně.
Proveďte kopie písmen. V případě ztráty vašeho dopisu, stane se problém sporu nebo se stane prvním v dlouhém řetězci dopisů zklamání, měli byste mít kopii pro vaše záznamy. Pokud s Vaším dopisem obsahujete jiné dokumenty, vytvořte kopie těchto dokumentů a pošlete kopie. Vždy uchovávejte originální dokumenty pro sebe.
